Previewer

Het doel van de previewer is het bekijken van documenten en indien nodig acties ondernemen op documenten. Hier kunt u veel van de functionaliteiten die INDICA biedt vinden.

Bestandspad

Het bestandspad toont de locatie van het document op de bron. Het is mogelijk om een van de onderdelen van het pad aan te klikken en naar de aangeklikte folder te springen.

Previewer Tabs

Afhankelijk van het documenttype en uw instellingen heeft de previewer meerdere manieren om verschillende inhoud weer te geven. Om tussen deze weergaven te schakelen, moet u op een van de knoppen (tabbladen) in de previewer-zijbalk klikken.

  1. “Redacted and Concept”: Deze tabbladen zijn alleen beschikbaar als de redactie-instellingen zijn ingeschakeld.

  2. “Origineel”: Voorbeeld van het originele document.

  3. “Metadata”: Voorbeeld van de metadata van document.

  4. “Opmerkingen”: Op dit tabblad kunnen gebruikers opmerkingen lezen en beheren.

  5. “Historie”: Op dit tabblad wordt de documenthistorie weergegeven.

Opmerkingen (Tabblad)

Gebruikers kunnen opmerkingen behorende bij documenten lezen, toevoegen, bewerken en/of verwijderen, afhankelijk van hun machtigingen. Om een ​​opmerking toe te voegen: open een document, klik op het tabblad Opmerkingen en voeg de opmerking toe. Gebruikers kunnen filteren op opmerkingen. U vindt een filter “Opmerkingen door gebruiker” in de zijbalk op de zoekpagina.

PDF Weergave

Zodra er een PDF document wordt geopend, worden er een aantal extra elementen getoond waarmee de weergave van de PDF kan worden aangepast.

  1. Toon/verberg de miniatuur weergaven aan de linkerkant;

  2. Roteer de actieve pagina van het document links- en/of rechtsom;

  3. In- en uitzoomen;

  4. Reset het zoomniveau op de originele waarde.

Notitie

Indien mogelijk worden Word-documenten omgezet naar een PDF alvorens deze wordt getoond aan de gebruiker. Dit zorgt voor een nettere weergave.

Document Acties

Er kunnen verschillende acties worden genomen op een geopend document. Elke optie wordt hieronder in detail beschreven.

  1. “Download origineel” - Download het originele bestand vanaf de bron;

  2. “Download OCR” - Download het bestand met OCR tekstlaag (indien beschikbaar);

  3. “Analyseer” - Een slimme functie die verbanden legt op basis van sleutelwoorden in het document;

  4. Labelen - Geeft de mogelijkheid om labels toe te wijzen. Lees meer: Tagging individual items

  5. Weglakken - Geeft de mogelijkheid om delen van een document onleesbaar te maken. Lees meer: Weglakken

Weglakken

Notitie

De geavanceerde PDF viewer is niet in alle INDICA applicaties beschikbaar. De geavanceerde PDF viewer bied meer mogelijkheden en functionaliteiten. De documentatie voor de normale PDF viewer is hier te vinden.

Weglakken: Geavanceerde PDF Viewer

Weglakken geeft de mogelijkheid om (delen van) een document onleesbaar te maken en het resultaat daarvan te downloaden. In de geavanceerde PDF viewer zijn er meer opties beschikbaar voor het weglakken dan met een normale PDF viewer. Deze opties zijn te vinden binnen de previewer, in de zijbalk aan de rechterkant van het scherm, onder het kopje “Redactie”. Zie de groene rand in de screenshot hieronder:

Er zijn twee mogelijkheden voor weglakken: handmatig of automatisch.

Toolbar

De toolbar voor de geavanceerde PDF viewer heeft veel opties.

Van links naar rechts:

  1. Hier kunt u de miniaturen van het document bekijken. U kunt ook de contouren, annotaties en bladwijzers van het document bekijken.

  2. Hiermee kunt u door de pagina’s van het document navigeren.

  3. Hiermee kunt u de pagina-indeling van het document aanpassen.

  4. Hiermee kunt u de panmodus openen.

  5. Hiermee kunt u in- en uitzoomen op het document.

  6. Past het document aan op de breedte van de server

Van links naar rechts:

  1. Tekenen bovenop het document, inclusief markering.

  2. Hiermee kunt u afbeeldingen en enkele vooraf ingestelde stempels invoegen.

  3. Voeg notities toe aan het document.

  4. Voeg een tekstvak toe aan het document.

  5. Teken lijnen op het document.

  6. Terugdraaien en opnieuw uitvoeren van veranderingen.

  7. Druk het document af.

  8. Zoek in het document.

  9. Exporteer het document als PDF.

  10. Redactie tool. U kunt handmatig gemarkeerde tekst redigeren of een vrije vorm bewerkingsvak ophalen om een gebied te selecteren.

Op kleinere schermen is het mogelijk dat u bovenstaande afbeelding in eerste instantie niet ziet. Het is mogelijk dat u dan het volgende ziet:

Als u dan klikt op het “pen”-icoontje, zou u meer opties te zien moeten krijgen.

Handmatig weglakken

Voor handmatig weglakken wordt er gebruik gemaakt van de toolbar in de PDF viewer. Aan de rechterkant van deze toolbar zie je de volgende icoontjes:

Als er geklikt wordt op het “pen”-icoontje (in de afbeelding hierboven heeft deze een lichtere achtergrondkleur), opent er een andere toolbar.

Daarna kan er geklikt worden op het kleine pijltje naar beneden naast het “pen”-icoontje met de T erop. Er toont zich een dropdown met twee opties:

  1. Text redaction - Hiermee kan tekst geselecteerd worden met de hand. Als deze optie is geselecteerd kan er geklikt en gesleept worden over tekst heen om deze weg te lakken.

  2. Area redaction - Hiermee kan er met de vrije hand blokken gemarkeerd worden voor het weglakken. Dit is vooral handig voor het weglakken van afbeeldingen of voor documenten welke geen tekst-laag beschikbaar hebben.

Automatisch weglakken

Notitie

Houdt er rekening mee dat de functies voor automatisch weglakken alleen werken als de PDF ook een tekst-laag beschikbaar heeft. Mocht dit niet het geval zijn, gebruik dan de optie om handmatig weg te lakken.

Er zijn een aantal opties waar uit gekozen kan worden om automatisch door het document heen te zoeken:

  1. Tekst - U kunt termen invoeren om naar te zoeken in het document. Als ze worden gevonden, worden ze gemarkeerd voor het weglakken.

  2. Vooraf ingestelde patronen - U kunt vooraf ingestelde patronen selecteren en markeren om vervolgens weg te kunnen lakken in het document, bijvoorbeeld IBAN, telefoonnummers en BSN nummers.

  3. Aangepaste regex - U kunt uw eigen regex patroon invoeren. Als er overeenkomsten worden gevonden, zullen deze gemarkeerd worden voor het weglakken.

Wanneer er geklikt wordt op “Markeren voor redactie” knop, worden de woorden voor het weglakken gemarkeerd en krijgen deze een rode rand, zoals hieronder weergegeven.

Vanaf hier zijn er een aantal opties:

  1. Als de “Voorbeeld redactie” uit staat en de rode rand zich bevindt om de gemarkeerde woorden heen, heeft u de optie om het bestand als concept op te slaan. Dit betekend dat het bestand de rode markeringen behoudt en u hier later verder mee door kan gaan.

  2. Als de “Voorbeeld redactie” aan staat en de rode randen veranderen in zwarte vlakken, heeft u de optie om redacties toe te passen. Hiermee maakt u het weglakken definitief. U krijgt hiervoor een melding of u zeker weet dat u dit wilt toepassen. Na het toepassen van redacties wordt de pagina automatisch ververst. De wijzigingen worden opgeslagen op het oorspronkelijke tabblad en er wordt een concepttabblad aan de previewer toegevoegd. Op dit nieuwe tabblad kunt u redacties toevoegen of wijzigen.

Een weggelakt document kan er zo uit komen te zien:

Notitie

INDICA past nooit brondata aan. Er wordt een kopie gemaakt van het document en op deze kopie wordt de tekst weggelakt.

Verwijderen van weggelakte document

U kunt het weggelakte document ook verwijderen (mits u deze rechten heeft binnen het systeem). Dit zorgt ervoor dat het weggelakte document definitief verwijderd wordt en niet meer terug te halen is. Het originele document wordt in de plaats daarvan teruggezet.

Automatisch opslaan concepten Casemanagers kunnen deze functie inschakelen. Wanneer automatisch opslaan is ingeschakeld, worden de wijzigingen in concepten automatisch opgeslagen. Er verschijnt een bevestigingsbericht onder ‘Automatisch opslaan ingeschakeld’. Als automatisch opslaan is uitgeschakeld, moet u handmatig opslaan. Na handmatig opslaan verschijnt bovenaan de pagina een bevestigingsbericht.

Notitie

De autosave-functie slaat alleen concepten op. Het permanent toepassen van redacties op het document moet nog steeds handmatig worden gedaan door op “Redacties toepassen” te klikken.

Weglakken: Normale PDF Viewer

Weglakken geeft de mogelijkheid om (delen van) een document onleesbaar te maken en het resultaat daarvan te downloaden.

Het proces van weglakken is simpel:

  1. Begin bij het aanzetten van de optie met de schakelaar ‘Schakel weglakken in’;

  2. Klik en sleep een rechthoek over het deel van het document wat onleesbaar moet worden;

  3. Er verschijnt een zwart rechthoek over het geselecteerde deel. Dit rechthoek kan worden verwijderd indien nodig door op het prullenbak-icoontje te klikken;

Zodra het weglakken klaar is, kunt u een aantal acties ondernemen:

  1. U kunt het document opslaan. De volgende keer dat iemand het document opent, zien ze de weggelakte versie.

Notitie

Het originele bestand zonder weglakken is nog steeds beschikbaar om te bekijken.

  1. U kunt de weggelakte versie van het document verwijderen.

  2. U kunt de weggelakte versie van het document downloaden.

Datum Veranderen

Deze optie stelt u in staat om de creatiedatum van een document handmatig te veranderen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer een document is gedigitaliseerd en de originele creatiedatum is verloren.

Zoeken in bestanden

Ook is het mogelijk om te zoeken in bestanden. Dit kan worden gedaan door een zoekterm in te vullen in het balkje boven het document. Eventuele resultaten worden met geel in het document gemarkeerd. Met de pijlen is het mogelijk om door de resultaten te bladeren. Het actieve resultaat wordt met oranje gemarkeerd.

Zie de afbeelding hieronder voor een voorbeeld: