Case Manager Automatiseringen

Automatiseringen Uitgelegd

Alle automatiseringen bestaan uit een trigger en één of meer acties. Optioneel kan dit gecombineerd worden met een conditie.

Voorbeeld

  • (trigger) Na indexatie

  • (conditie) Handmatige zoekvraag (type:(“mail”))

  • (actie) Maak concept-redacties: Regexes om uit te voeren tijdens het redigeren = E-mail voor @

Het eerste deel is de trigger van de automatiseringsregel. Triggers beschrijven gebeurtenissen die de automatiseringsregel moeten activeren. In dit geval wordt de automatisering geactiveerd nadat de indexatie is voltooid.

Het tweede deel is de conditie. Condities kunnen een automatiseringsregel beperken om alleen te werken in specifieke situaties. In het voorbeeld wordt de aangepaste query (type:(“mail”)) uitgevoerd. De acties van deze automatisering zijn alleen van toepassing op deze set e-mails.

Condities zijn niet verplicht. Als er geen conditie wordt toegevoegd, worden de acties uitgevoerd op de volledige dataset.

Notitie

Condities zijn niet verplicht. Als er geen conditie wordt toegevoegd, worden de acties uitgevoerd op de volledige dataset.

Het derde deel is de actie, die wordt uitgevoerd wanneer een regel wordt geactiveerd en aan de voorwaarde is voldaan. In dit geval wordt de reguliere expressie met de naam “E-mail voor @” uitgevoerd op de relevante e-mails, waarna de concept-redacties worden gemaakt

Automatiseringen Creëren

U kunt de instellingen pagina voor Automatiseringen hier vinden: Beheer > Proces > Automatiseringen

Deze pagina bevat een overzicht van de bestaande automatiseringen. U kunt hier automatiseringen maken, wijzigen en verwijderen.

Na het klikken op “Automatisering Creëren” verschijnt er een pagina waar u de automatisering kunt instellen. Deze pagina bestaat uit een sectie voor algemene instellingen, een sectie voor de triggers, voorwaarden en acties, en een sectie voor de samenvatting.

Algemeen

Voer een beschrijvende naam in voor de automatisering. Selecteer ingeschakeld of uitgeschakeld. Indien uitgeschakeld, wordt de automatisering niet uitgevoerd.

Triggers, Condities, Acties

De volgende triggers, condities en acties zijn beschikbaar:

  • Triggers
    Na index, Workflowstatus wijzigen
  • Condities
    Opgeslagen queries, Aangepaste query’s
  • Acties
    Redactie (concepten maken of redacties toepassen)

Voor een gedetailleerde uitleg van triggers, voorwaarden en acties, zie het hoofdstuk Instellen van Triggers, Condities en Acties .

Samenvatting

Hier wordt een samenvatting van de automatisering weergegeven.

Instellen van Triggers, Condities en Acties

Triggers

Klik op de knop “Voeg trigger toe” en selecteer een optie:

  1. Na Index
    Activeert acties automatisch na indexatie
  2. Workflow
    Activeert acties automatisch na een statuswijziging in een workflow.
    Bij het kiezen van workflow, klik op de pijl en kies een Workflow-status.

Er is slechts één trigger per automatisering toegestaan.

Condities

Klik op de knop “Voeg conditie toe” en selecteer een optie:

  1. Opgeslagen queries
    Na het selecteren van opgeslagen queries, klik op de pijl > achter voorwaarde: opgeslagen queries.
    Een lijst met opgeslagen queries verschijnt om uit te kiezen.
    Als u een query wilt toevoegen, ga dan naar de startpagina om een opgeslagen query te maken. Of gebruik de optie aangepaste query hieronder.
  2. Handmatige query
    Na het selecteren van handmatige query, klik op de pijl > achter voorwaarde: handmatige query
    Een invoerveld voor een query en een filterlijst verschijnen.
    Er is slechts één voorwaarde per automatisering toegestaan.

Acties

De actie “Redacties” is de enige beschikbare optie. Meer acties zullen in de toekomst beschikbaar zijn.

De actie “Redacties” bestaat uit twee subacties, namelijk:

  1. Concept-redacties maken: Regexes uit te voeren tijdens het redigeren of Lijst uit te voeren tijdens het redigeren.
  2. Redacties toepassen: Deze actie finaliseert conceptversies en past de redacties toe.

Er zijn meerdere acties per automatisering toegestaan.

Om een actie toe te voegen, kunt u het volgende doen:

  1. Klik op de knop “Voeg actie toe” en selecteer Redactie.
  2. Na het selecteren van “Redactie”, klik op de pijl > achter “Actie: Redactie”.
  3. Klik op “Voeg redactie actie(s) toe”.

Kies uit de volgende subacties:

  1. Creëren van concept redacties
    Er zijn een aantal opties die getoond worden wanneer er gekozen wordt voor de subactie “Create concept redactions”.
    - Uit te voeren regexes (optioneel): Dit zijn de regexes die kunnen worden gekozen om te worden uitgevoerd voor automatische redactie. De weergegeven opties zijn een lijst met regexes zoals gedefinieerd in Manage > Instellingen > Redactie Instellingen op de kaart “Patronen voor redactie”.
    Als regexes zijn geselecteerd, verschijnt er een extra optie. Hier is het mogelijk om uitsluitingslijsten per regex toe te voegen (optioneel).
    Deze uitsluitingslijsten kunnen worden toegevoegd in Manage > Instellingen > Redact-instellingen binnen het item “Redact Exclusielijsten”.

    • Bijvoorbeeld: U heeft gekozen voor het patroon Telefoonnummer. Maar er zijn telefoonnummers die u niet wilt redigeren. Voeg dan een uitsluitingslijst toe met daarop deze telefoonnummers.


    Daarnaast zijn er nog twee andere opties per regex:
    - Hoofdlettergevoeligheid

    • Of de uitsluitingslijst hoofdlettergevoelig moet worden behandeld of niet. Bijvoorbeeld: Uw lijst heeft een naam “Jan Jansen”, als hoofdlettergevoelig is ingeschakeld, zal het alleen “Jan Jansen” raken, als het is uitgeschakeld (standaard) zal het zowel “Jan Jansen” als “jan jansen” weergeven.

    - Exacte match

    • Of de woorden in de uitsluitingslijsten een exacte match moeten zijn of niet.

    • Bijvoorbeeld: u heeft een regex voor e-mails die u wilt uitvoeren. Je hebt het woord “Jansen” in je uitsluitingslijst.

    • Als exact match is uitgeschakeld (standaard), wordt er in bredere zin gezocht. Daarom zal het ook janjansen@example.com raken (en dus uitsluiten).

    • Als exacte match is ingeschakeld, wordt deze niet gevonden op janjansen@example.com en daarom wordt deze e-mail niet uitgesloten.

    - Lijsten die moeten worden uitgevoerd tijdens redactie (optioneel): Dit zijn lijsten die moeten worden opgenomen tijdens het uitvoeren van de automatisering. Deze lijsten kunnen worden toegevoegd in Manage > Instellingen > Redactie Instellingen binnen de kaart “Redact Inclusions”.
    - Hoofdlettergevoelige inclusie-lijsten: of de items in de inclusie-lijsten als hoofdlettergevoelig moeten worden behandeld of niet.

    • Bijvoorbeeld: uw lijst heeft een naam “Jan Jansen”, als hoofdlettergevoelig is ingeschakeld, zal het alleen “Jan Jansen” raken, als het is uitgeschakeld (standaard) zal het zowel “Jan Jansen” als “jan jansen” weergeven.

  2. Redacties toepassen
    Kies deze optie als u conceptversies wilt finaliseren en redacties automatisch wilt toepassen.