Case Manager Labels 

Introductie 

Labels kunnen aan documenten worden toegewezen. Door documenten te labelen krijgen ze extra informatie mee, bijvoorbeeld of een document “Relevant” of “Gemigreerd” is of “Kan worden verwijderd”. Labels zijn heel veelzijdig en kunnen voor veel situaties worden gebruikt. Gebruikers kunnen labels aan documenten toewijzen zodra een label is aangemaakt. Een label kan worden toegewezen aan een enkel document, een pagina met documenten of aan alle queryresultaten. Het is ook mogelijk om labels automatisch of met behulp van CSV-bestanden toe te voegen.

In de Manage omgeving kunnen Case managers met behulp van labels verschillende acties uitvoeren. Labels zijn te vinden onder het menu-item Proces in de Manage omgeving. Op deze pagina kunt u de volgende dingen doen:

Labels toevoegen;
Labels opnieuw ordenen of nesten;
Oude of ongewenste labels verwijderen;
Labels vergrendelen en ontgrendelen;
Een label van documenten verwijderen;
Het gebruik van een label inspecteren;
Exporteer (geselecteerde) labels;
Upload een CSV-bestand om documenten te labelen met CSV.

Labels 

Algemene informatie 

In dit overzicht wordt elk label in een eigen rij weergegeven. Deze rij bevat (van links naar rechts):

Anker om het label te verslepen;
Naam van het label;
Aantal documenten waaraan het label is toegewezen;
Knop om de audit log voor labels te openen;
Knop om het label van de documenten te verwijderen;
Knop om het label te verwijderen.

Labels toevoegen 

Labels toevoegen is eenvoudig. Voer een labelnaam in en klik op ‘Voeg toe’. Het label verschijnt in de onderstaande lijst (zie afbeelding hieronder voor een voorbeeld).

Labels opnieuw ordenen of nesten 

U kunt labels ook verplaatsen door op het label te klikken en deze naar een andere plaats te slepen. Dit verandert de volgorde van de labels. Het is ook mogelijk om geneste labels te gebruiken. Om dit te doen, klikt u op een label, sleept u deze naar boven en een beetje naar rechts van een ander label. U ziet een voorbeeld van de plaatsing van de labels wanneer u labels verplaatst.

Pas op

Houd er rekening mee dat het wijzigen van de volgorde van labels wanneer u al documenten heeft gelabeld in uw case, problemen zal geven met de reeds gelabelde documenten.

Labels verwijderen 

Om een label te verwijderen, klikt u op het rode prullenbakpictogram rechts van het label. Er wordt om een bevestiging gevraagd. Er wordt gevraagd of u zeker weet dat u het desbetreffende label wilt verwijderen. Het geeft de volgende opties:

Annuleren (Cancel)

Sluit de bevestiging en verwijdert het label niet.
Label verwijderen (Untag and delete)

Stuurt een opdracht naar de index om dit label van alle documenten te verwijderen en verwijdert vervolgens het label.
Verwijderen (Delete)

Het label wordt alleen uit het overzicht verwijdert. Het label toegewezen aan documenten blijft staan.

Label vergrendelen 

Er is ook een mogelijkheid om labels te vergrendelen. Wanneer u klaar bent met het maken en verplaatsen van labels is het raadzaam om de labels te vergrendelen. Zo kunnen labels niet per ongeluk worden versleept.

Belangrijk

Als Privacy in uw case is ingeschakeld, verschijnen er enkele standaard labels die u kunt gebruiken. Deze kunt u desgewenst verwijderen. Wanneer de indexer echter een document aantreft met privacygevoelige gegevens, zal hij nog steeds de bijbehorende labels toewijzen. Houd er rekening mee dat verwijderde labels niet opnieuw kunnen worden toegevoegd omdat hun interne ID anders zal zijn.

Verwijder label van documenten 

In sommige situaties kan het nodig zijn om een label van alle documenten te verwijderen. Het is mogelijk om dit handmatig te doen vanaf de zoekpagina, maar dat is onhandig. Elk label in het overzicht heeft een knop (een labelpictogram met rode ‘X’) om dat label uit alle documenten te verwijderen. Wanneer u erop klinkt wordt er een nieuw scherm geopend en om bevestiging gevraagd:

Wanneer u op ‘Untag’ klikt, wordt er een taak gestart om dit label uit alle documenten te verwijderen.

Bekijk audit log voor labels 

Het is ook mogelijk om de audit log voor labels te bekijken. Dit kan door op het kladblokpictogram in het overzicht te klikken.

Export 

Het is ook mogelijk om documenten met specifieke labels te exporteren. Klik op de labels die u wilt exporteren. Hierdoor worden de items in de lijst gemarkeerd. Nadat u uw items heeft geselecteerd, kunt u op de knop ‘Labels exporteren’ (Export tags) klikken om de export te starten.

Het exporteren kan even duren, vooral als er veel gelabelde documenten zijn. Nadat het exporteren is voltooid, kunt u op de downloadpictogrammen klikken om de bestanden te downloaden.

Labels zetten met CSV bestand 

Met INDICA is het ook mogelijk om documenten te labelen met behulp van een CSV-bestand. Het CSV-bestand moet een kolomkop en ten minste twee kolommen bevatten. Er wordt een voorbeeld in de tabel gegeven.

Volg de volgende stappen om deze functionaliteit te gebruiken:

Bereid een CSV-bestand voor dat overeenkomt met het gegeven voorbeeld.

Het moet tenminste een kolomkop en twee kolommen bevatten.

De eerste kolom is voor de query die zal worden gebruikt. De tweede kolom is voor het label dat zal worden toegewezen.

Zie het onderstaande voorbeeld voor de onbewerkte inhoud van het CSV-bestand.

CSV-bestand uploaden.

Na het uploaden verandert het overzicht en worden er enkele vragen gesteld over het geüploade bestand:
1. Labels opslaan in database Indien ingeschakeld, worden de labels ook in de database opgeslagen. Dit maakt ze beschikbaar op alle plekken waar met normale labels wordt gewerkt en maakt ze dus dynamisch en veranderlijk. U kunt er ook voor kiezen om deze schuifknop uitgeschakeld te laten om statische labels aan de index toe te voegen die niet kunnen worden gewijzigd.
2. Selecteer kolom voor query Selecteer hier de kolom die de query bevat. In het voorbeeld heet de kolom Query.
3. Of maak een geavanceerde query Deze optie geeft de mogelijkheid om meerdere kolommen te gebruiken als onderdeel van de query. De zoektermen die uit de CSV komen, kunnen worden aangeduid met de kolomnaam.
4. Selecteer kolom(men) voor labels Selecteer welke kolom(men) er voor de label(s) gebruikt zullen worden. Houd er rekening mee dat het selecteren van meerdere opties meerdere labels aan de documenten zal toewijzen.

Wanneer alle vereiste informatie is ingevuld, toont het overzicht de queries en labels die het zal toewijzen zodra de taken zijn uitgevoerd:

Kies een actie om uit te voeren.

Het onderste gedeelte bevat nu een voorbeeld van de taak die het zal uitvoeren en daarnaast een lijst met alle queries en labels die het zal uitvoeren.

Elke rij toont informatie en enkele acties die kunnen worden uitgevoerd. Van links naar rechts zijn dit:
- De query zoals gelezen uit het geüploade CSV-bestand;
- De label(s) zoals gelezen uit het geüploade CSV-bestand;
- Het aantal documenten dat door deze query wordt gevonden (Alleen zichtbaar na het ophalen van de statistieken);
- Het aantal documenten waaraan dit label al is toegewezen (alleen zichtbaar na het ophalen van de statistieken);
- En drie knoppen om de volgende acties uit te voeren:
  - Oogpictogram (blauwgroen): Bekijk de resultaten van deze query. Er wordt een nieuw tabblad geopend met de toegepaste query waarbij documenten worden getoond;
  - Genummerd lijstpictogram (blauw): verkrijg statistieken van deze rij;
  - Aangevinkt lijstpictogram (geel): wijs het label alleen voor deze rij aan de documenten toe.

Na het ophalen van de statistieken, bevat de rij meer informatie:

Voer acties uit in grote batches.

Onderaan de functionaliteit zijn twee extra knoppen te vinden:
- Alle statistieken ophalen: verkrijgt alle statistieken voor alle rijen.
- Taak uitvoeren: voert de queries uit en wijst de labels voor alle rijen toe. Er wordt een bevestiging weergegeven voordat de taken worden uitgevoerd:

Belangrijk

Het voorbeeld dat u te zien krijgt wanneer u een bestand uploadt en kolommen selecteert, toont slechts 5 kB van uw bestand. Houd er rekening mee dat als u besluit de label-taak uit te voeren voor een bestand dat groter is dan 5 kB, het hele bestand mogelijk niet in het voorbeeld staat, maar wel voor labeling wordt uitgevoerd. Als u een voorbeeld van alle resultaten wilt zien, is het raadzaam om het CSV-bestand op te splitsen in twee of meerdere batches.