Workflow
Als er een actieve workflow in de case aanwezig is, wordt er een extra item weergegeven boven uw zoekbalk. Door op dit item te klikken wordt de workflow uitgeklapt, waardoor er een volledig overzicht van de workflow weergegeven wordt.
Het overzicht van de workflow toont de verschillende statussen en toegewezen buckets aan gebruikers. Statussen zijn mogelijk toegankelijk voor meerdere gebruikers (afhankelijk van de workflow-instellingen), maar buckets zijn gebruikersspecifiek. Er zijn drie mogelijke redenen waarom een gebruiker de workflow niet in zijn/haar INDICA applicatie ziet:
De sectie is samengevouwen op uw scherm. Druk op de Workflow-knop.
Er is geen workflow ingesteld voor uw case.
De gebruiker heeft geen toegang tot de workflow.
Staten
De gebruiker kan zien of een staat voor hen toegankelijk is door het pictogram die naast de staat-naam weergegeven wordt. Als het pictogram een stapel lagen is heeft de gebruiker toegang tot deze status. Als het pictogram een verbodsbord is heeft de gebruiker geen toegang tot die specifieke staat.
Welke staat de actieve staat is, is te herkennen aan de groene achtergrond van die staat. Als de gebruiker op een staat klikt, wordt de staat actief. Deze actieve staat toont alleen de data die beschikbaar is in die staat.
Buckets
Een workflow kan een status hebben met (meerdere) bucket(s). In tegenstelling tot workflow statussen zijn buckets gebruikersspecifiek en alleen toegankelijk voor die specifieke gebruiker. Een case manager kan documenten in de bucket van de gebruiker plaatsen zodat de gebruiker deze kan beoordelen.
Documenten verplaatsen
Het verplaatsen van documenten van de ene staat (of bucket) naar de andere is vrij eenvoudig in INDICA. De gebruiker selecteert de documenten die verplaatst moeten worden. De knop naast de verschillende statussen verandert dan van ‘Selecteer documenten eerst’ tot ‘Selecteer volgende staat’. Zodra de gebruiker een staat of bucket heeft geselecteerd, drukt de gebruiker op de blauwe knop ‘Zet x documenten op staatnaam’. Zodra op deze knop is geklikt, worden de documenten naar de door de gebruiker geselecteerde staat verplaatst. Zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld.
Als de gebruiker een staat heeft geselecteerd die ook buckets heeft, krijg de gebruiker een prompt waarin wordt gevraagd of de gebruiker wilt dat de documenten worden verplaatst naar een specifieke staat, of dat de documenten over de verschillende bucket(s) verdeeld moet worden.
