Case Manager Exporteren

Het exporteren van query resultaten naar CSV of XLS(X) maakt het mogelijk om INDICA te gebruiken om lijsten te genereren die voor verschillende acties kunnen worden gebruikt. Het stelt casemanagers in staat tellingen, labels, tokens, etc. te exporteren. Deze exports kunnen worden gebruikt om statistieken en dashboards te maken. Dit geeft ook de mogelijkheid om bestandslijsten te exporteren en op basis van de export (geautomatiseerde) acties te verrichten.

Er zijn twee manieren om een export te maken: handmatig door alle export parameters in te voeren, of door een voorgedefinieerde optie voor exports te maken en te (her)gebruiken.

Creëer Export

Een export maken doe je door de volgende velden in te vullen:

  • Export Naam

    Naam van de export. Deze naam wordt gebruikt als bestandsnaam.

  • Query

    Query die zal worden gebruikt om de export te maken. Elke query die op de zoekpagina werkt, werkt hier ook. Het is aan te raden om de query op de zoekpagina aan te maken en hier te kopiëren en plakken.

  • Velden

    Lijst met alle velden die geëxporteerd moeten worden. De volgorde van de ingevulde velden wordt weergegeven in de export.

  • Bestandstype

    Kies in welk formaat de export moet worden gemaakt. Er kan gekozen worden tussen Origineel, (Geconverteerde) PDF, Geredacteerd en Concepten. Bij originele export worden bestanden geëxporteerd in hun oorspronkelijke bestandsformaat. Bij PDF-exporten wordt indien mogelijk een conversie van het bestand naar PDF gemaakt.

Wanneer het bestandstype is geselecteerd, kunnen er meer opties verschijnen. Deze opties verschijnen alleen als het geselecteerde formaat allesbehalve “Origineel” is. De opties zijn als volgt:

  • Voeg een unieke document-ID toe aan bestandsnamen

  • Creëer samengevoegde PDF in plaats van een ZIP bestand

  • Verwijder originele mappen en exporteer alleen documenten

  • Print uniek document id op de pagina’s

  • Verwijder metadata

Eén van deze opties is de keuze tussen een samengevoegde PDF en een ZIP. Een samengevoegde PDF betekent dat alle geëxporteerde documenten worden samengevoegd tot één enkele PDF. Dit resulteert in één PDF-bestand en niet in een Portfolio-PDF.

Deze PDF heeft extra informatie nodig en de volgende velden worden weergegeven:

  • Subtitel
    Een subtitel bij de exportnaam op de titelpagina van de samengevoegde PDF-export.
  • Omslagfoto
    Een afbeelding die u kunt gebruiken voor de titelpagina van de export.
  • Additionele pagina’s
    Hier kunt u additionele pagina’s aan de export toevoegen.

Wanneer de velden zijn ingevuld, klikt u eenvoudig op de knop “Exporteren” om de export te starten. Er wordt een melding weergegeven dat de export wordt uitgevoerd.

Wanneer de export is voltooid, wordt er nog een melding weergegeven. Wanneer u de pagina vernieuwt, wordt de export weergegeven in “Exports downloaden”

Voorgedefinieerde opties

Gebruikers kunnen voorgedefinieerde opties maken die ze voor meerdere toekomstige exports kunnen gebruiken. In plaats van tijd te besteden aan het elke keer handmatig invullen van alle exportparameters, kan een gebruiker een voorgedefinieerde optie maken die hij steeds opnieuw kan gebruiken voor toekomstige exporten.

Om een voorgedefinieerde optie te maken, navigeert u naar “Voorgedefinieerde opties”. Hier ziet u een overzicht van opties die al zijn aangemaakt. Om een nieuwe te maken, drukt u op de knop “Creëer voorgedefinieerde opties”.

Het formulier is hetzelfde als die van de handmatige export, maar alle ingevoerde gegevens worden opgeslagen. Bij het aanmaken van een voorgedefinieerde optie wordt het veld “naam” gebruikt voor de naam van de optie zelf, en niet voor de naam van de export. Om de optie voor de export te gebruiken, drukt u op het selectievakje in de kolom ‘Acties’ van de voorgedefinieerde optie die u wilt gebruiken. Voer een naam in voor de export die u wilt maken en druk op “Exporteren”. De voltooide export wordt vervolgens weergegeven in de exportlijst.

Via de lijst kan de gebruiker ook voorgedefinieerde opties verwijderen met de prullenbakknop, bewerken met de potloodknop en de optie bekijken met de infoknop.

Download exports

Wanneer een export is gemaakt en voltooid, wordt deze weergegeven onder “Export Lijst” op dezelfde pagina. Alle eerdere exports worden hier bewaard en kunnen worden gedownload.

Om de export te downloaden, drukt u op de blauwe downloadknop onder “Acties”. Wanneer een export niet langer nodig is, klikt u op het rode prullenbakpictogram om deze te verwijderen.

In dit paneel ziet u ook de naam van de export, de query die is gebruikt om de export te maken, het aantal records dat is geëxporteerd en het formaat en bestandstype waarin deze is geëxporteerd.