INDICA Documentatie

Welkom bij de documentatie van >INDICA.

Deze handleiding kan worden gebruikt tijdens het werken met INDICA. Er is verschillende documentatie beschikbaar, afhankelijk van de versie van INDICA waarmee u werkt. U kunt in de linker beneden hoek documentatie selecteren voor de versie die u gebruikt.

De Nederlandstalige documentatie van INDICA is op dit moment beperkt tot alleen de User-documentatie. De overige delen zijn vooralsnog alleen in het Engels beschikbaar.

De handleiding is opgesplitst in vier verschillende onderdelen:

Administrator Handleiding
Case Administrator Handleiding
Manager Handleiding
Gebruikers Handleiding

Voor een goed begrip van alle opties, instellingen en functies is het aan te raden om alle onderdelen te lezen.

Waarschuwing

Alle informatie in deze documentatie is vertrouwelijk en moet als zodanig worden behandeld. Het verspreiden, kopiëren, hergebruiken, enz. van deze documentatie en alle informatie in deze documentatie zonder strikte toestemming van INDICA is verboden.

System Requirements

Before installing INDICA, please make sure that the system that will run INDICA meets the minimal specifications. Please refer to our knowledge base to see the requirements.

Prior to installation, INDICA will check if the system is suitable for installation.

Installatie

Het installeren van een INDICA appliance is erg gemakkelijk. INDICA wordt standaard geleverd met (bijna) alles wat het nodig heeft om een volledige installatie te kunnen doen. Een installatie-script wordt meegeleverd om de installatie zo eenvoudig mogelijk te maken. Alvorens dit script kan worden gebruikt, moeten enkele stappen worden gedaan ter voorbereiding:

Verkrijg toegang tot de doelmachine via SSH. Dit kan worden gedaan met het SSH-commando op de opdrachtprompt, PuTTY, of een soortgelijk programma.
Verhoog de rechten van de gebruiker naar root-niveau.
Maak een nieuwe map aan op het hoogste niveau van het bestandssysteem, met de naam “net”.
Navigeer naar de map die zojuist is aangemaakt.
Voer het download-commando uit (verkregen via INDICA).
Pak hey gedownloade bestand uit met behulp van het commando “tar -zxvf [bestandsnaam]”.
Voer het installatie-script uit: “/net/bin/install.sh”.
Volg de stappen van het installatie-script.

Een gedetailleerde beschrijving kan hier worden geraadpleegd.

Activation

When installation is done, please connect to the web interface of your appliance. This can be found on “http://[ip]”. The IP address here is the appliance IP. The IP of the appliance is shown in the console.

When connected, you will be presented with the welcome page:

Simply click the “Phone Home” button. Your appliance will connect to the INDICA API and retrieve an appliance serial. When the serial has been recieved, you will be redirected to the second step in the activation process:

When this step is presented, please send an email (or create a support ticket) to INDICA Support containing the information displayed on the screen. INDICA will then provide you with a unique activation key to activate your appliance.

Admin Page Overview 

This panel shows the status of the system services, the indexer and spider status, system information and the enabled modules.

Services 

In this panel a number of system services and their status is shown. On a single-node install, all services are running on the same machine. With cloud setups, it’s possible to host some services on different nodes.

Most services can be stopped, started or restarted from this overview.

Index node
This displays the status of the Solr service on the Index node. When stopped, the index is not hosted anymore.
Query node
This displays the status of the Solr service on the Query node. When stopped, the index is not hosted anymore.
Spiders
This displays the status of the Spider service. The spider is responsible for discovering new and/or changed data in the connected sources. Stopping the spider here will disable the spider for all cases on the appliance. The spider can also be disabled per-case in the “Cases” overview.
Processing
This displays the status of the Apache Tika service. Apache Tika is responsible for parsing document content to plain text for storing in the index.
Redis
Redis is needed to make the web front-end work. When this is disabled, most parts of the front-end will not work. Therefore, it can only be restarted.
Supervisor
Supervisor is needed to enable running of jobs on basis of a queue. Without supervisor, some functions will not work properly.
Unoconv
Unoconv is responsible for converting eligible documents to PDF format so they can be previewed properly and nicely.
Document processing status
This displays the overall status of the document processing.

Indexer Progress 

The Indexer Progress will display the general status of the Indexer.

It displays the following statistics:

Progress
Percentage of collection index progress.
Collection
Name of the collection that is currently being indexed.
Time passed
Time passed since starting indexation on this collection.
Time remaining
Estimate on the time needed to fully index the current collection.
Total number
Number of items in this collection that need to be indexed.
Items processed
Number of items in this collection that have been indexed.

Spider Status 

Shows the current status of the spider.

Modules 

Modules show what modules are enabled for your appliance. This is dependent on the license key you received during activation.

The following modules are availabe:

Search
Standard search module.
Email integration
POP3/IMAP access to archive email box, store it archive and add it to the index. Rights are preserved.
Datatabs
Add databases to the indexing service and control the ordering and rights on the different sources.
Archive Integration
Enabled Store archive items on a separate storage location, and set rules and criteria for file archiving.
Visuals
Enable visuals.
eDiscovery
Store all searches, md5 hashes are calculated over all items, forensic reporting is activated.
Compliance
Compliance module.
Privacy
Store all searches, md5 hashes are calculated over all items, forensic and Privacy reporting are activated.
Classification
Automatic classification on top of Indica.

System Status 

System status displays some basic system statistics and the appliances current workload.

It displays the following statistics:

Uptime
Current uptime of the appliance.
Software Version
Current software version.
Users
Number of users in the system.
Queries
Total number of queries ran on the appliance. This includes system queries as well.
IP
Current IP address of the appliance.
Harddisk
Current disk usage of the appliance.

Notitie

External mounts are not taken into account.
Load
Current workload on the appliance.

System Settings 

Users 

Overview of the User administration page. Here it’s possible to create, edit, and delete users. You can also reset their password from this page.

Notitie

When Active Directory integration is enabled, the users and managers are administrated through the Active Directory.

Users List 

The listview provides administrators with some useful information and features. In the table the following columns are present:

Username
Username of the user.
User E-mail
E-mail address of the user.
Cases
List of cases that the user has access to, separated by the pipe (“|”) symbol.
Created At
Creation timestamp of the user.
Actions
- Yellow key button: Reset a user’s password.
- Blue paper button: Edit a user.
- Red trashbin button: Delete a user.

Creating a user 

Creating a user is done by clicking the green “Add New” button. A popup will open:

Simply fill in the following details, and click “Add User” when done.

Username
Username for the new user. Must be unique. Is used for authentication.
Full Name
Full name of the user. Is used for nicer displaying names of the user.
E-mail
E-mail address of the user.
Password (2x)
Choose a password for the user. Pick a strong password, as it can give access to documents.
Choose user role(s)
Choose role(s) for the new user. There are four roles available:
- Admin: Gives unlimited access to all cases, their data, and their management portals. Also grants access to administrator settings.
- User: Basic user. Usually used for case reviewers etc. Restricted access.
- Manage: Same as ‘User’ but with access to case management (setup, sources, settings, etc.).
- Workflow: Role to give users access to the Workflow. When a lot of users need access to a workflow, this may be used to provide easier access setup in workflow configuration.
Case(s)
Choose the case(s) that the user should have access to.

Editing a user 

Editing a user is done by clicking the blue paper button in the “Actions” column of the “Users List”. A popup will open:

Here you can edit the settings of the user. When done, click “Edit user” to save the changes.

Deleting a user 

Deleting a user is done by clicking the red trashbin button in the “Actions” column of the “Users List”.

A confirmation popup will open. Click “Delete” to permanently delete the user. This action cannot be undone.

Resetting a user’s password 

Resetting a user’s password is done by clicking the yellow key button in the “Actions” column of the “Users List”. A popup will open:

Simply pick a new password, confirm it, and click “Reset Password”. The user can now authenticate using the new password.

Notitie

The user will not be notified by INDICA that their password has changed.

Resetting the admin password 

When the password of the only Admin account has been lost, there is a way to reset the password.

To do this, SSH access and root-level permissions on the appliance are needed. When logged in into the appliance, navigate to the following directory:

cd /net/www

Then, run the following command:

php artisan user:resetpw

The command will ask for the username and then for a new password.

Notitie

When typing the new password, nothing will be displayed.

You should now be able to authenticate in the front-end with the new password.

Cases 

Overview of the Case administration page. Here it’s possible to create, edit, archive and restore cases.

Cases List 

The listview offers some settings and features. The checkboxes can be used to toggle functionality or settings on a case. The columns in the table are:

On
Whether the case is enabled or not. This setting can be toggled on the “Edit Case” page.
Backup
Whether the case will be backed up when backup settings are configured.
Spider?
Enable or disable the spider for this case.

Pas op

Do not disable the spider during indexing.
Arch.
Whether the case is archived or not.
Class.
Enable or disable the Classification Module.
Privacy
Enable or disable the Privacy module.
Users
Name of the Active Directory group to grant “User”-level access to this case.
Managers
Name of the Active Directory group to grant “Manager”-level access to this case.
Actions
- Yellow boxes button: Click this button to archive the case.
- Blue paper button: Edit this case.
- Red trashbin button: Delete this case.
  
  Notitie
  
  Last case cannot be deleted.

Adding a case 

From this page, it’s possible to create a new case on the appliance. Simply click the “Add Case” button. You will be redirected to the following page:

Here you can fill in the following details:

Name
Name of the case.
Description
Description of the case.
Enabled
Whether the case is enabled or not. If unchecked, the case will not show up for users and managers.
AD Group for users
The Active Directory group that is used to grant users access to this case with “User”-level. When Active Directory integration has not been activated, “No AD connection” will be shown here.
AD Group for managers
The Active Directory group that is used to grant users access to this case with “Manager”-level. When Active Directory integration has not been activated, “No AD connection” will be shown here.

When all details are filled in, click the “Create” button. A new case will be created. This may take several seconds.

Editing a case 

To edit a case, navigate to the “Cases List” and click the blue paper icon in the “Actions” Column. The following page will open:

From here, it’s possible to edit the case. See “Adding a case” for details about the fields. Click “Save Changes” when the desired changes have been made.

This page also shows the users that have access to this case and the created collections in this case.

Archiving a case 

To archive a case, navigate to the “Cases List” and click the yellow boxes icon in the “Actions” column. INDICA will now automatically archive this case. The case will be disabled and cannot be accessed anymore.

When the archiving is done, the case will be displayed in the “Cases Archive list”.

Notitie

This list displayes the archived cases by their Case ID as this is unique for every case.

From this list, the archived case can be downloaded in a .tar.gz format. The downloaded file will contain everything that is needed to later restore the case.

If the archived case is no longer needed, it can be deleted by clicking the red trashbin icon.

Pas op

This action is irreversible and the data is lost permanently.

Restoring a case 

INDICA offers the possibility to restore a previously archived case. To do this, navigate to the “Cases List” page. Here a section is shown where you can upload INDICA .tar.gz files.

Click the “Choose File” button to select the .tar.gz archive. After choosing the correct file, the upload will start. When the upload is done, click the “Submit” button to restore the case from the archive. The case will now be restored and displayed in the “Cases List”.

Deleting a case 

Deleting a case is done from the “Cases List” page. In the “Actions” column, a red trashbin icon is displayed. When that icon is clicked, a confirmation box will pop up. This is to prohibit accidental deletion.

Pas op

Deletion of a case is permanent and irreversible. This action cannot be undone.

There must always be one case in the system. The last case cannot be deleted.

Networking 

Overview of the Networking page.

On this page, several settings regarding networking can be configured:

Schedule bandwith throttling
Schedule how much bandwith the INDICA appliance may use at certain times/days.
Network interface
Basic settings for configuring the network interface
Mailer settings
Connect INDICA to a mail server so it can send out notifications
Proxy settings
Configure a proxy server
Zabbix monitoring
Configure zabbix monitoring
SSL Settings
Configure a Secure Socket Layer certificate for the web front-end.

Schedule bandwith throttling 

While indexing, the INDICA appliance can take up quite a bit of network bandwith. To make sure that the infrastructure will not be overloaded, you can schedule the maximum allowed bandwith to be used by the INDICA appliance.

There are two options for scheduling:

Daily Schedule
This schedule will apply every day. It allows you to set a throttle start time and stop time, and the maximum Mbps it may use.
Custom Schedule
This schedule allows you to select the days. It allows you to set a throttle start time and stop time, and the maximum Mbps it may use.

Setting a daily schedule 

First, click the “Change schedule” button. You will be presented with the following options:

Then, pick a time for the throttle to start and to stop. Lastly, enter a value for the maximum Mbps the appliance may use.

Click “Save changes” to apply the schedule. The schedule should now be active.

Setting a custom schedule 

First, click the “Change schedule” button. You will be presented with the following options:

Now click the days you want the schedule to be active. Then, pick a time for the throttle to start and to stop. Lastly, enter a value for the maximum Mbps the appliance may use.

Click “Save changes” to apply the schedule. The schedule should now be active.

Network interface 

In most cases, the network will be configured by DHCP. In case that is not true in your setup, this panel allows you to set the correct network settings.

Here you can configure the following settings:

IP address
Subnetmask
Gateway
DNS Nameserver

Notitie

When the checkbox “Set by DHCP?” is checked, these settings cannot be changed.

Mailer settings 

Here you can configure INDICA to connect to a mail server so it can send out emails.

It needs the following information:

Mail address
SMTP server
SMTP port
Mail user
Mail password

After entering the correct information, click “Save Changes” to apply the changes.

Proxy settings 

This panel contains the Proxy settings.

Notitie

To use credentials, enter the settings in the following format:

http(s)://[user]:[password]@[proxyserver]:[port]

Zabbix monitoring 

Here you can enter the settings for Zabbix monitoring.

It needs:

Zabbix Server (IP address)
Zabbix Hostname (usually ‘indica’)

SSL Settings 

SSL Settings allows you to use SSL to secure the client-server traffic of the web-based frontend.

SSL can be set up in three ways:

Use a self-signed certificate
Submit a CSR (Certificate Signing Request)
Upload own certificate and keyfiles

Use a self-signed certificate 

When clicking the button “New Self-Signed Certificate”, you will be prompted to fill in some information:

After filling in the fields, click “Submit”. The certificate is now active.

Belangrijk

Modern browsers may still notify to the user that the connection may not be secure when a self-signed certificate is used.

Submitting a CSR 

When clicking the button “New CSR”, you will be prompted to fill in some information:

After filling in the fields, click “Submit”.

Upload own certificate and keyfiles 

INDICA also provides the option to use your organisation’s own certificate and keyfiles. They can be uploaded after clicking the “Upload files” button. It wil then prompt the following files:

Upload the corresponding files, and then click “Submit” to activate.

Security 

Security Settings allows different ways to authenticate users. It is possible to setup an integration with an Active Directory (AD) and OpenLDAP, as well as Single Sign On (SSO). There is also a setting to disable reading the ACL from shares. This means that every user in INDICA can see all documents, regardless of Whether or not they are allowed to see the document on the original data source.

Enabling Active Directory integration 

Active Directory integration allows for user and group management in the existing AD/LDAP environment. To make use of it, an account which can be used to ‘bind’ to the AD/LDAP is needed. Then, fill in the following information:

Check the ‘Use AD integration’ box
Enter the hostname or IP. Usually, IP works better due to resolving the name.
Enter the correct port
Enter the Workgroup Name (NETBIOS)
Enter the Domain Name (realm)
Enter the Bind Username (with NETBIOS/realm notation)
Enter the password of the Bind User
(optional; if needed) Check the box ‘Authenticate against AD Forest’

Then, click on ‘Test Connection’. If everything is setup and entered correctly, INDICA should report back all the AD groups it can find. If this is the case, click ‘Save Changes’ to store and apply the settings.

Now, the existing AD structure can be used to map existing AD groups to INDICA cases.

This is done by setting up two groups per INDICA case:

A User-level access group.
A Manager-level access group.

These two groups can then be linked to the corresponding INDICA case in the Case Settings. When all groups are set up, users can be added to or removed from the group at will. Edits to the groups in the AD/LDAP environment will be reflected in INDICA immediately.

Enabling Single Sign-on 

Single Sign-on(SSO) allows users to access the INDICA interface without having to bother with a username and password. INDICA will automatically sign in users if they are already authenticated.

SSO needs the following information:

Domain Controller
Domain Controller 2 (optional)
Workgroup Name (NETBIOS)
Domain Name (realm)
Second UPN Realm (only enter if specifically needed)
Appliance Name
Join Account (only used once)
Join Password (only used once)

When using SSO, some actions may be required on different parts of the infrastructure (outside the INDICA appliance). Use the following list to make sure everything is set-up properly:

NTP service available on DC1.
Appliance name needs to be added to DNS.
Join account has sufficient rights.

When everything is set-up properly, users should be able to access the INDICA interface without having to authenticate themselves.

Software & Support 

The Software & Support section helps managing the current license, software versions, and support connection.

Activation Key 

Here you can view and edit the software key that is used to activate your INDICA appliance.

Notitie

Please keep in mind that the keys are not interchangable between appliances, as they are tied to the hardware as well. In case a new appliance needs to be activated, contact INDICA support to assist you.

Software version 

This panel allows you to check the current software version.

It shows you the current version number, as well as the version numbers of all the packages as well. It is possible to update packages by hand, and if needed, roll back to previous versions. This can only be done if there was a previous version installed on the appliance.

With the ‘Select package’ option, a package can be uploaded to the appliance. INDICA will automatically recognise the type of package uploaded, and it’s version and add the package to the overview if it has a newer version than currently active.

Clicking the switch in the ‘Previous’ column rolls back the version of active package.

Updates 

This panel allows you to toggle automatic updates on or off. You can also specify Whether offline packages should be used or not.

Remote Connection 

This option allows appliance administrators to toggle remote connections. The remote connections are used by INDICA engineers to remotely troubleshoot and support your appliance. It is advised to leave this setting turned on.

Here you can also copy the public SSH key of the appliance, and force a remote connection to the INDICA server.

General Settings 

This section of the settings allow you to configure a few things:

Use internal user DB
When not connected to an external authentication service, it is possible to use the internal authentication database.
Solr Index Node
Location of the Solr index node. Only to be edited when running in a cluster Be careful, as changing this setting may lead to an unstable/broken cluster
Solr Query Node
Location of the Solr query node. Only to be edited when running in a cluster Be careful, as changing this setting may lead to an unstable/broken cluster
Tika Location Full URI
If Apache Tika is hosted externally, then edit this value to point the indexer to the correct location
Enable logging API
Enable logging API so logging can be used with external programs/services

Waarschuwing

This might be a security issue! Case information will be accessible externally

Backup Settings 

This page allows you to setup the backup location. It needs the following information:

UNC path of the backup location
Location where INDICA can read and write it’s backups to
Backup username
Username for INDICA to authenticate on the backup location
Backup password
Password of the corresponding user that INDICA can use to authenticate on the backup location

Look and Feel 

INDICA allows you to apply your custom Look and Feel to the appliance. This can be done on two levels:

Appliance level
This is configured in the admin interface and applies to the admin section
Case level
This is configured in the case management interface and applies to that case only This allowes for customised look and feel in different cases

The settings allow you to change the following:

Application front-end language
Supported languages: Dutch, English, French, German
Logo
PNG format, 250x50 pixels, max 20kb
Fonts, interface and text colors
Allows changing the colors and fonts of the main interface
Privacy fonts and colors
Allows changing the colors and fonts of the Privacy interface

When hovering the mouse over the color pickers, a preview is shown:

All values can be changed individually, and reset to default if needed.

Search & Index Settings

Indexer Settings

The Indexer settings allow you to change the way documents are previewed. The following settings are provided:

Use inline document viewer (looks much nicer)
The inline document viewer will generate a fast, and usable preview of the documents in the index. This way you do not need to open a separate program to actually see the contents and layout of the document. Disabling this feature will result in a plain text preview of the document content.
Create document previews during index time
The inline document viewer can create documents views on the fly, but this will result in a display delay of a couple of seconds. It is also possible to pre create a document view of all documents during index time. Average disk usage is 1 Mb per document. If you enable this feature, please make sure your appliance has enough disk space.

Notitie

Re-indexation is advised when this setting is changed.

Datasources Settings

Archive Settings

In the Datasources page you can enable/disable the archiving function and choose where to locate your archived files. Email archiving is automatically set up when configuring email connectivity. The default archiving location is on the internal storage, this can be changed to an external CIFS or SMB source. Automatic archiving can also be enabled in this page. All archived cases will be list down on Cases page.

Archive Location

To archive to an external location, please enter the location in UNC format with forward slashes: //server/share_name and its corresponding username and password. Please make sure the archiving credentials contain a user that has “write and create” rights on the share. If you want to archive to other shared storage than CIFS or SMB, please contact your reseller. When setting up an external source with incorrect credentials, the appliance will default the archiving to local storage.

Archive Settings

Choose whether to automatically archive the files by selecting ‘yes’ or ‘no’. INDICA will archive files older than the chosen years (default: 7). If you allow INDICA to move the files, they will be removed from the original location and moved to the archive location.

Case Administration 

De Case Administrator rol in INDICA is een speciale rol waaraan gebruikers kunnen worden toegewezen om de beheerders te zijn van alle cases en gebruikers op het apparaat. Ze hebben geen machtigingen voor systeeminstellingen zoals de apparaatbeheerders doen, maar ze kunnen cases maken en bewerken, en ze ook herstellen en archiveren. Casebeheerders zijn dan ook toegestaan om nieuwe gebruikers aan te maken, rollen aan hen toe te wijzen en ze naar behoefte aan cases toe te wijzen.

Dashboardoverzicht 

Op deze pagina ziet u het case admin dashboard.

Hieronder uitleg over de genummerde delen:

Voortgangsgrafiek
Deze grafiek toont de totale voortgang van documenten door de workflows voor iedere case. Als u in geen van de cases toegewezen bent aan een workflow, dan zal dit worden weergegeven als 0%.
Overzicht
Dit is een algemeen overzicht van alle cases. Er zijn hier twee tabellen: aan de linkerkant wordt het aantal zaken weergegeven dat achterstallig, lopend, gesloten, enz. is. De rechter tabel toont categorieën en hoeveel cases aan die categorieën zijn toegewezen. Onderaan dit onderdeel staat ook een nummer van het totaal aantal pagina’s. Dit is het totale aantal verwerkte pagina’s, d.w.z. pagina’s die zijn geconverteerd naar pdf.
Werkbalk
Deze werkbalk heeft drie acties voor de gebruiker: cases maken, een lijst met gearchiveerde cases bekijken en cases herstellen vanuit een archiefbestand. U kunt ook casecategorieën aanmaken via de werkbalk. Aan de rechterkant kunt u ook een filter selecteren om te filteren door cases per categorie en deadlines. U kunt de pagina ook vernieuwen om updates voor cases te zien.
Cases
De onderste helft van de Casemanagement pagina toont informatie over elk van de cases die op de appliance zijn geopend. Er wordt hier de volgende informatie gegeven:
- de naam van de zaak,
- de categorieën die bij de zaak horen,
- hoe lang de zaak openstaat en of deze gesloten, lopend of achterstallig is,
- de voortgangsgrafiek van de workflow.

Het dashboard gebruiken 

Er zijn een paar dingen die kunnen worden gedaan vanuit het Case Admin dashboard, via de werkbalk in het midden van het dashboard of via de case-tegels onder de werkbalk.

werkbalk 

Aan de linkerkant van de werkbalk heb je meerdere opties.

Nieuwe case - maak een nieuwe case aan voor het apparaat. U kunt ervoor kiezen om een case te maken op basis van een vooraf geconfigureerd sjabloon of handmatig met een formulier.
Gearchiveerde cases - bekijk een lijst met gearchiveerde cases.
Case herstellen - herstel een case uit een eerder gearchiveerde case.
Casecategorieën - beheer beschikbare categorieën en maak nieuwe aan.
Maak gebruikers aan - mogelijkheid om nieuwe gebruikers aan te maken.
Redactie instellingen- mogelijk redactie instellingen aan te passen.
Algemene instellingen - mogelijkheid om de algemene instellingen aan te passen.

Aan de rechterkant van de werkbalk vindt u een filter en een knop Vernieuwen. De knop Vernieuwen vernieuwt de case-informatie, en met het filter kunt u door de openstaande cases filteren op de datum van de deadline (indien ingesteld) en (sub)categorieën.

Daarnaast is er een zoekvak beschikbaar waarmee u op naam naar cases kunt zoeken. Om te zoeken, voert u een of meer tekens in om de cases op naam te filteren. Dit zoekvak is niet hoofdlettergevoelig.

Case-by-case management 

Bij het klikken op het stippelmenu op elke case “tile” van het dashboard, heeft de gebruiker meerdere opties:

Claimen/Vrijgeven - hiermee kan de gebruikers een case claimen of vrijgeven.
Overzicht - stelt de gebruiker in staat om extra informatie over de case te zien.
Bewerken - hiermee kan de gebruiker de case bewerken.
Archiveren - hiermee kan de gebruiker de case archiveren.
Verwijderen - hiermee kan de gebruiker de case verwijderen.

Wanneer een case is geclaimed wordt dit weergegeven bij de case. De gebruiker heeft ook de mogelijkheid om het dossier vrij te geven.

Als een gebruiker op de tile zelf klikt, wordt hij doorgestuurd naar de zoekpagina voor die specifieke case.

U kunt hier meer lezen over de beschikbare functionaliteit onder ref-case-management

Case Categorieën

Case Admins kunnen categorieën en subcategorieën aan een case toewijzen. Elke Case kan één categorie en meerdere subcategorieën hebben. Voorbeelden van categorieën zijn zaken als “Onderzoek” of “WOO”, en subcategorieën kunnen zaken verder labelen als “Belangrijk”.

Op deze pagina ziet u hoe u categorieën aan cases kunt toewijzen en hoe u nieuwe categorieën kunt maken.

Categorie aanmaken

Er zijn twee manieren om categorieën aan te maken in het Case Admin paneel: ofwel door een case aan te maken en te bewerken, of via het Case Categorieën overzicht.

Bij het bewerken van een Case ziet u een knop waarmee u snel een categorie of een subcategorie kunt aanmaken. Hier kan geen beschrijving worden ingesteld, in het categorieoverzicht kunt u wel een omschrijving instellen.

In het Case overzicht kunt u categorieën bewerken en verwijderen door op de knop “Case Categorieën” in de werkbalk te klikken. Houd er rekening mee dat als u een categorie uit het overzicht verwijdert, deze ook de categorie verwijdert uit de dossiers waaraan deze is gekoppeld.

Categorieën toewijzen

Om een categorie toe te wijzen of bestaande te wijzigen, kunt u op het stippel menu op een Case tile klikken, “bewerken” selecteren en vervolgens het uitklapmenu aanklikken om categorieën of subcategorieën voor een Case te selecteren.

Case Management

Cases maken en bewerken

U kunt hier lezen over het maken van cases: ref-adding-cases.

Cases archiveren

U kunt cases archiveren door op de knop “archiveren” te klikken in de dropdown menu van een case.

Om een lijst met gearchiveerde cases te zien, kunt u op de knop “gearchiveerde cases” in de werkbalk boven de case klikken. Vanaf daar, kunt u het archief verwijderen of het archief downloaden.

Om een case uit een archief te herstellen, kunt u op de knop “cases herstellen” in de werkbalk klikken. U moet een geldig archief gebruiken om een case te herstellen, d.w.z. een archief die is gemaakt door een case te archiveren vanuit uw INDICA appliance.

Manager overzichtspagina 

Dit dashboard toont de status van de services, de indexer en spider status, systeeminformatie en de ingeschakelde modules.

De manager overzichtspagina is voor iedere case uniek. De resultaten, tellingen, saldi en inhoud van de pagina kunnen verschillen, afhankelijk van de case die momenteel actief is.

Services 

Dit dashboard toont de services die voor casemanagers zichtbaar zijn.

Indexer
Dit geeft weer of de indexer is ingeschakeld. Hier is het ook mogelijk om de indexer te stoppen of opnieuw te starten.
Processing status
Dit geeft weer of de indexer bezig is met (actieve) verwerking of niet.
Index leegmaken
Het is mogelijk om de index binnen een case op te schonen.

Pas op

Als u besluit de index op te schonen, houd er dan rekening mee dat de hele case opnieuw moet worden geïndexeerd en dat alle voortgang die u tot nu toe hebt gemaakt, verloren gaat. Deze actie is onomkeerbaar, dus wees voorzichtig bij het gebruik van deze functie.

Voortgang status 

Dit overzicht toont de algemene status van de indexer van de desbetreffende case.

Het toont de volgende statistieken:

Voortgang
Voortgangspercentage indexering van de collectie.
Collectie
Naam van de collectie die momenteel wordt geïndexeerd.
Verstreken tijd
De tijd die is verstreken sinds de start van de indexatie op deze collectie.
Resterende tijd
Schatting van de tijd die nodig is om de huidige collectie volledig te indexeren.
Totaal aantal items
Totaal aantal items in deze collectie dat moet worden geïndexeerd.
Verwerkte items
Aantal items in deze collectie dat is geïndexeerd. Ga voor meer informatie over collecties naar de sectie Collecties.

Checks & Balances 

Toont of de geïndexeerde documenten correct worden opgeteld. Er zijn drie verschillende statussen die kunnen worden weergegeven:

Alles wordt correct opgeteld
Dit betekent dat de som van de documenten in de collectie overeenkomt met wat de indexer heeft gevonden.
Er ontbreken documenten
Dit betekent dat de som van de documenten in de collectie niet overeenkomt met wat de indexer heeft gevonden. In dit geval ontbreken er documenten en kunt u dit onderzoeken door op de bijgevoegde link te klikken.
Som van documenten in workflow verschilt van het totaal in index
Dit betekent dat de som van de documenten in de collectie niet overeenkomt met wat de indexer heeft gevonden.

Belangrijk

Houd er rekening mee dat tijdens het indexeren van een collectie de status van checks & balances kan variëren. Nadat het indexatieproces van uw collectie volledig is afgerond, zal alles meestal correct worden weergegeven.

Index informatie 

Index informatie toont basisinformatie van de geïndexeerde bron(nen).

Aantal documenten
Toont het aantal geïndexeerde documenten.
Geteld aantal documenten
Dit wordt alleen weergegeven als er documenten ontbreken en geeft het totale aantal documenten weer.
Missende documenten
Dit wordt alleen weergegeven als er documenten ontbreken en geeft een link om de ontbrekende documenten in te zien.
Niet geïndexeerde documenten
Dit wordt alleen weergegeven als er documenten bestaan die niet zijn geïndexeerd. Toont het aantal niet-geïndexeerde documenten.
Grootte van bron
Toont de grootte van de bron(nen) in MB.
Aantal geïndexeerde mail (total)
Toont het totale aantal geïndexeerde mails inclusief bijlagen.
Aantal geïndexeerde documenten (total)
Toont het totale aantal geïndexeerde documenten.

Systeem status 

Dit overzicht toont een aantal basale systeem statistieken van de huidige werkbelasting van het apparaat.

Het geeft de volgende statistieken weer:

Uptime
Uptime van het apparaat.
Software Versie
Huidige softwareversie.
Gebruikers
Aantal gebruikers in het systeem.
Queries
Totaal aantal queries dat op het apparaat is uitgevoerd. Dit omvat ook systeemqueries.
IP
IP-adres van het apparaat.
Harddisk
Schijfgebruik van het apparaat.

Notitie

Externe databronnen worden niet in aanmerking genomen.
Load
Huidige werkbelasting van het apparaat.

Workflow 

Als workflow is ingeschakeld, toont dit overzicht de workflowstatussen en hoeveel documenten zich in de verschillende beschikbare statussen bevinden. De afbeelding hieronder is een voorbeeld van onze standaard workflow, maar deze kan er anders uitzien, afhankelijk van hoe de workflow binnen uw case is opgezet.

Label informatie 

In dit paneel wordt een overzicht gegeven van de beschikbare labels en hoeveel documenten zijn gelabeld met het opgegeven label. Als er gelabelde documenten zijn, kun je ook een CSV-lijst downloaden (tot max. 50.000 documenten met dat label).

Shares 

Dit paneel toont een overzicht van aangesloten shares.

Het is ook mogelijk om een rapport van een share te bekijken door op de knop Report te klikken. U komt dan op een nieuwe pagina met een rapport over die bron. (Zie een deel van een voorbeeld in de afbeelding hieronder)

Info Type Bestanden 

In de tabel in dit paneel wordt een overzicht gegeven van de verschillende soorten documenten. Het toont ook het aantal documenten dat binnen dat type is gevonden en hoe groot het formaat is van al die documenten van dat type.

Info Verwerkte Bestanden 

In de tabel in dit paneel wordt een overzicht gegeven van de verschillende soorten verwerkte documenten en het totaal aantal documenten. Daarnaast kunt u een CSV-bestand downloaden met een lijst van de verwerkte documenten (tot max. 500K).

Case Manager Automatiseringen 

Automatiseringen Uitgelegd 

Alle automatiseringen bestaan uit een trigger en één of meer acties. Optioneel kan dit gecombineerd worden met een conditie.

Voorbeeld

(trigger) Na indexatie
(conditie) Handmatige zoekvraag (type:(“mail”))
(actie) Maak concept-redacties: Regexes om uit te voeren tijdens het redigeren = E-mail voor @

Het eerste deel is de trigger van de automatiseringsregel. Triggers beschrijven gebeurtenissen die de automatiseringsregel moeten activeren. In dit geval wordt de automatisering geactiveerd nadat de indexatie is voltooid.

Het tweede deel is de conditie. Condities kunnen een automatiseringsregel beperken om alleen te werken in specifieke situaties. In het voorbeeld wordt de aangepaste query (type:(“mail”)) uitgevoerd. De acties van deze automatisering zijn alleen van toepassing op deze set e-mails.

Condities zijn niet verplicht. Als er geen conditie wordt toegevoegd, worden de acties uitgevoerd op de volledige dataset.

Notitie

Condities zijn niet verplicht. Als er geen conditie wordt toegevoegd, worden de acties uitgevoerd op de volledige dataset.

Het derde deel is de actie, die wordt uitgevoerd wanneer een regel wordt geactiveerd en aan de voorwaarde is voldaan. In dit geval wordt de reguliere expressie met de naam “E-mail voor @” uitgevoerd op de relevante e-mails, waarna de concept-redacties worden gemaakt

Automatiseringen Creëren 

U kunt de instellingen pagina voor Automatiseringen hier vinden: Beheer > Proces > Automatiseringen

Deze pagina bevat een overzicht van de bestaande automatiseringen. U kunt hier automatiseringen maken, wijzigen en verwijderen.

Na het klikken op “Automatisering Creëren” verschijnt er een pagina waar u de automatisering kunt instellen. Deze pagina bestaat uit een sectie voor algemene instellingen, een sectie voor de triggers, voorwaarden en acties, en een sectie voor de samenvatting.

Algemeen

Voer een beschrijvende naam in voor de automatisering. Selecteer ingeschakeld of uitgeschakeld. Indien uitgeschakeld, wordt de automatisering niet uitgevoerd.

Triggers, Condities, Acties

De volgende triggers, condities en acties zijn beschikbaar:

Triggers

Na index, Workflowstatus wijzigen
Condities

Opgeslagen queries, Aangepaste query’s
Acties

Redactie (concepten maken of redacties toepassen)

Voor een gedetailleerde uitleg van triggers, voorwaarden en acties, zie het hoofdstuk Instellen van Triggers, Condities en Acties .

Samenvatting

Hier wordt een samenvatting van de automatisering weergegeven.

Instellen van Triggers, Condities en Acties 

Triggers

Klik op de knop “Voeg trigger toe” en selecteer een optie:

Na Index

Activeert acties automatisch na indexatie
Workflow

Activeert acties automatisch na een statuswijziging in een workflow.

Bij het kiezen van workflow, klik op de pijl en kies een Workflow-status.

Er is slechts één trigger per automatisering toegestaan.

Condities

Klik op de knop “Voeg conditie toe” en selecteer een optie:

Opgeslagen queries

Na het selecteren van opgeslagen queries, klik op de pijl > achter voorwaarde: opgeslagen queries.

Een lijst met opgeslagen queries verschijnt om uit te kiezen.

Als u een query wilt toevoegen, ga dan naar de startpagina om een opgeslagen query te maken. Of gebruik de optie aangepaste query hieronder.
Handmatige query

Na het selecteren van handmatige query, klik op de pijl > achter voorwaarde: handmatige query

Een invoerveld voor een query en een filterlijst verschijnen.

Er is slechts één voorwaarde per automatisering toegestaan.

Acties

De actie “Redacties” is de enige beschikbare optie. Meer acties zullen in de toekomst beschikbaar zijn.

De actie “Redacties” bestaat uit twee subacties, namelijk:

Concept-redacties maken: Regexes uit te voeren tijdens het redigeren of Lijst uit te voeren tijdens het redigeren.
Redacties toepassen: Deze actie finaliseert conceptversies en past de redacties toe.

Er zijn meerdere acties per automatisering toegestaan.

Om een actie toe te voegen, kunt u het volgende doen:

Klik op de knop “Voeg actie toe” en selecteer Redactie.
Na het selecteren van “Redactie”, klik op de pijl > achter “Actie: Redactie”.
Klik op “Voeg redactie actie(s) toe”.

Kies uit de volgende subacties:

Creëren van concept redacties

Er zijn een aantal opties die getoond worden wanneer er gekozen wordt voor de subactie “Create concept redactions”.
- Uit te voeren regexes (optioneel): Dit zijn de regexes die kunnen worden gekozen om te worden uitgevoerd voor automatische redactie. De weergegeven opties zijn een lijst met regexes zoals gedefinieerd in Manage > Instellingen > Redactie Instellingen op de kaart “Patronen voor redactie”.
Als regexes zijn geselecteerd, verschijnt er een extra optie. Hier is het mogelijk om uitsluitingslijsten per regex toe te voegen (optioneel).

Deze uitsluitingslijsten kunnen worden toegevoegd in Manage > Instellingen > Redact-instellingen binnen het item “Redact Exclusielijsten”.

Bijvoorbeeld: U heeft gekozen voor het patroon Telefoonnummer. Maar er zijn telefoonnummers die u niet wilt redigeren. Voeg dan een uitsluitingslijst toe met daarop deze telefoonnummers.

Daarnaast zijn er nog twee andere opties per regex:

- Hoofdlettergevoeligheid

Of de uitsluitingslijst hoofdlettergevoelig moet worden behandeld of niet. Bijvoorbeeld: Uw lijst heeft een naam “Jan Jansen”, als hoofdlettergevoelig is ingeschakeld, zal het alleen “Jan Jansen” raken, als het is uitgeschakeld (standaard) zal het zowel “Jan Jansen” als “jan jansen” weergeven.

- Exacte match

Of de woorden in de uitsluitingslijsten een exacte match moeten zijn of niet.

Bijvoorbeeld: u heeft een regex voor e-mails die u wilt uitvoeren. Je hebt het woord “Jansen” in je uitsluitingslijst.

Als exact match is uitgeschakeld (standaard), wordt er in bredere zin gezocht. Daarom zal het ook janjansen@example.com raken (en dus uitsluiten).

Als exacte match is ingeschakeld, wordt deze niet gevonden op janjansen@example.com en daarom wordt deze e-mail niet uitgesloten.
- Lijsten die moeten worden uitgevoerd tijdens redactie (optioneel): Dit zijn lijsten die moeten worden opgenomen tijdens het uitvoeren van de automatisering. Deze lijsten kunnen worden toegevoegd in Manage > Instellingen > Redactie Instellingen binnen de kaart “Redact Inclusions”.
- Hoofdlettergevoelige inclusie-lijsten: of de items in de inclusie-lijsten als hoofdlettergevoelig moeten worden behandeld of niet.

Bijvoorbeeld: uw lijst heeft een naam “Jan Jansen”, als hoofdlettergevoelig is ingeschakeld, zal het alleen “Jan Jansen” raken, als het is uitgeschakeld (standaard) zal het zowel “Jan Jansen” als “jan jansen” weergeven.
Redacties toepassen

Kies deze optie als u conceptversies wilt finaliseren en redacties automatisch wilt toepassen.

Case Manager Exporteren 

Het exporteren van query resultaten naar CSV of XLS(X) maakt het mogelijk om INDICA te gebruiken om lijsten te genereren die voor verschillende acties kunnen worden gebruikt. Het stelt casemanagers in staat tellingen, labels, tokens, etc. te exporteren. Deze exports kunnen worden gebruikt om statistieken en dashboards te maken. Dit geeft ook de mogelijkheid om bestandslijsten te exporteren en op basis van de export (geautomatiseerde) acties te verrichten.

Er zijn twee manieren om een export te maken: handmatig door alle export parameters in te voeren, of door een voorgedefinieerde optie voor exports te maken en te (her)gebruiken.

Creëer Export 

Een export maken doe je door de volgende velden in te vullen:

Export Naam
Naam van de export. Deze naam wordt gebruikt als bestandsnaam.
Query
Query die zal worden gebruikt om de export te maken. Elke query die op de zoekpagina werkt, werkt hier ook. Het is aan te raden om de query op de zoekpagina aan te maken en hier te kopiëren en plakken.
Velden
Lijst met alle velden die geëxporteerd moeten worden. De volgorde van de ingevulde velden wordt weergegeven in de export.
Bestandstype
Kies in welk formaat de export moet worden gemaakt. Er kan gekozen worden tussen Origineel, (Geconverteerde) PDF, Geredacteerd en Concepten. Bij originele export worden bestanden geëxporteerd in hun oorspronkelijke bestandsformaat. Bij PDF-exporten wordt indien mogelijk een conversie van het bestand naar PDF gemaakt.

Wanneer het bestandstype is geselecteerd, kunnen er meer opties verschijnen. Deze opties verschijnen alleen als het geselecteerde formaat allesbehalve “Origineel” is. De opties zijn als volgt:

Voeg een unieke document-ID toe aan bestandsnamen
Creëer samengevoegde PDF in plaats van een ZIP bestand
Verwijder originele mappen en exporteer alleen documenten
Print uniek document id op de pagina’s
Verwijder metadata

Eén van deze opties is de keuze tussen een samengevoegde PDF en een ZIP. Een samengevoegde PDF betekent dat alle geëxporteerde documenten worden samengevoegd tot één enkele PDF. Dit resulteert in één PDF-bestand en niet in een Portfolio-PDF.

Deze PDF heeft extra informatie nodig en de volgende velden worden weergegeven:

Subtitel

Een subtitel bij de exportnaam op de titelpagina van de samengevoegde PDF-export.
Omslagfoto

Een afbeelding die u kunt gebruiken voor de titelpagina van de export.
Additionele pagina’s

Hier kunt u additionele pagina’s aan de export toevoegen.

Wanneer de velden zijn ingevuld, klikt u eenvoudig op de knop “Exporteren” om de export te starten. Er wordt een melding weergegeven dat de export wordt uitgevoerd.

Wanneer de export is voltooid, wordt er nog een melding weergegeven. Wanneer u de pagina vernieuwt, wordt de export weergegeven in “Exports downloaden”

Voorgedefinieerde opties 

Gebruikers kunnen voorgedefinieerde opties maken die ze voor meerdere toekomstige exports kunnen gebruiken. In plaats van tijd te besteden aan het elke keer handmatig invullen van alle exportparameters, kan een gebruiker een voorgedefinieerde optie maken die hij steeds opnieuw kan gebruiken voor toekomstige exporten.

Om een voorgedefinieerde optie te maken, navigeert u naar “Voorgedefinieerde opties”. Hier ziet u een overzicht van opties die al zijn aangemaakt. Om een nieuwe te maken, drukt u op de knop “Creëer voorgedefinieerde opties”.

Het formulier is hetzelfde als die van de handmatige export, maar alle ingevoerde gegevens worden opgeslagen. Bij het aanmaken van een voorgedefinieerde optie wordt het veld “naam” gebruikt voor de naam van de optie zelf, en niet voor de naam van de export. Om de optie voor de export te gebruiken, drukt u op het selectievakje in de kolom ‘Acties’ van de voorgedefinieerde optie die u wilt gebruiken. Voer een naam in voor de export die u wilt maken en druk op “Exporteren”. De voltooide export wordt vervolgens weergegeven in de exportlijst.

Via de lijst kan de gebruiker ook voorgedefinieerde opties verwijderen met de prullenbakknop, bewerken met de potloodknop en de optie bekijken met de infoknop.

Download exports 

Wanneer een export is gemaakt en voltooid, wordt deze weergegeven onder “Export Lijst” op dezelfde pagina. Alle eerdere exports worden hier bewaard en kunnen worden gedownload.

Om de export te downloaden, drukt u op de blauwe downloadknop onder “Acties”. Wanneer een export niet langer nodig is, klikt u op het rode prullenbakpictogram om deze te verwijderen.

In dit paneel ziet u ook de naam van de export, de query die is gebruikt om de export te maken, het aantal records dat is geëxporteerd en het formaat en bestandstype waarin deze is geëxporteerd.

Case Manager Opgeslagen Queries 

Opgeslagen queries zijn te vinden onder het menu-item Proces in de Manage omgeving.

Op deze pagina wordt een overzicht getoond van de huidige opgeslagen queries binnen de case. Dit zijn de queries die handmatig zijn toegevoegd en de queries die door gebruikers zijn toegevoegd. Door gebruikers toegevoegde queries zijn standaard groen gekleurd en hebben een gebruikerspictogram vóór de naam van de query. Queries die handmatig zijn toegevoegd, hebben standaard de kleur zwart en hebben een databasepictogram voor de naam van de query.

Acties voor opgeslagen queries 

Op deze pagina zijn er een paar mogelijke acties:

Voeg lijst toe (add new)

Als u op deze knop klikt, wordt u doorgestuurd naar een pagina waar u een nieuwe query kunt toevoegen.
Verwijder lijst (delete list)

Verwijder de lijst met opgeslagen queries. Wees hier voorzichtig mee, want hiermee worden alle opgeslagen queries verwijderd.
Importeer lijst (import list)

Importeer opgeslagen queries, bijvoorbeeld uit een andere case. De importfunctie accepteert alleen JSON.
Exporteer lijst (export list)

Exporteert uw lijst met opgeslagen queries. Er wordt een JSON-bestand gedownload.
Get Totals

Als u op deze knop klikt, wordt een extra kolom aan uw tabel toegevoegd, waarin het aantal documenten per query wordt weergegeven (inclusief duplicaten). De knop zelf toont het totale aantal documenten dat in alle query is gevonden.

Case Manager Geplande Queries 

Geplande queries toevoegen is een nieuwe functie in INDICA (vanaf versie 11.0.0) en is te vinden onder het menu-item Proces in de Manage omgeving. Op deze pagina wordt een overzicht getoond van de huidige (in)actieve ingeplande queries binnen de case. Het is mogelijk om “Custom” geplande queries te hebben of een geplande query op een Business Rule.

Lijst van geplande queries 

In deze lijst kunt u de volgende acties uitvoeren:

Queries activeren / deactiveren

Door op de schuifknop in de kolom ‘Active’ te klikken, is het mogelijk om de geplande query te activeren of deactiveren. Hoe vaak de geplande query wordt uitgevoerd, wordt weergegeven naast de schuifknop.
Acties

Het mogelijk om in de lijst een bestaande query te bewerken of te verwijderen door op de bijbehorende pictogrammen te klikken.

Geplande queries toevoegen 

Een geplande query kan worden toegevoegd door op de groene knop ‘Toevoegen’ te klikken. Dit opent een scherm met een formulier om in te vullen.

Actief (active)

Klik op deze schuifknop om de geplande query in of uit te schakelen.
Type

Er zijn hier twee mogelijkheden. U kunt kiezen voor een Business Rule of Custom Query.
Naam (name)

Kies een naam voor uw geplande query zodat u deze kunt identificeren.
Query

Wat u hier dient in te vullen is afhankelijk van het Type waarvoor u heeft gekozen. Typ uw op maat gemaakte (Custom) Query in of kies een Business Rule uit de lijst.
Actie (action)

Kies welke actie de geplande query moet uitvoeren. U kunt kiezen voor labelen of exporteren.
Parameters

Deze beschikbare opties is afhankelijk van wat u heeft gekozen bij Actie. U kunt de label(s) selecteren die u de geplande query wilt laten labelen, of u kunt intypen welke velden u wilt exporteren.
Herhaling (recurrence)

Kies hier hoe vaak u wilt dat de geplande query documenten labelt of uw velden exporteert.

Pas op

Het wordt ten zeerste afgeraden om veel zware queries in te plannen.

Case Manager Labels 

Introductie 

Labels kunnen aan documenten worden toegewezen. Door documenten te labelen krijgen ze extra informatie mee, bijvoorbeeld of een document “Relevant” of “Gemigreerd” is of “Kan worden verwijderd”. Labels zijn heel veelzijdig en kunnen voor veel situaties worden gebruikt. Gebruikers kunnen labels aan documenten toewijzen zodra een label is aangemaakt. Een label kan worden toegewezen aan een enkel document, een pagina met documenten of aan alle queryresultaten. Het is ook mogelijk om labels automatisch of met behulp van CSV-bestanden toe te voegen.

In de Manage omgeving kunnen Case managers met behulp van labels verschillende acties uitvoeren. Labels zijn te vinden onder het menu-item Proces in de Manage omgeving. Op deze pagina kunt u de volgende dingen doen:

Labels toevoegen;
Labels opnieuw ordenen of nesten;
Oude of ongewenste labels verwijderen;
Labels vergrendelen en ontgrendelen;
Een label van documenten verwijderen;
Het gebruik van een label inspecteren;
Exporteer (geselecteerde) labels;
Upload een CSV-bestand om documenten te labelen met CSV.

Labels 

Algemene informatie 

In dit overzicht wordt elk label in een eigen rij weergegeven. Deze rij bevat (van links naar rechts):

Anker om het label te verslepen;
Naam van het label;
Aantal documenten waaraan het label is toegewezen;
Knop om de audit log voor labels te openen;
Knop om het label van de documenten te verwijderen;
Knop om het label te verwijderen.

Labels toevoegen 

Labels toevoegen is eenvoudig. Voer een labelnaam in en klik op ‘Voeg toe’. Het label verschijnt in de onderstaande lijst (zie afbeelding hieronder voor een voorbeeld).

Labels opnieuw ordenen of nesten 

U kunt labels ook verplaatsen door op het label te klikken en deze naar een andere plaats te slepen. Dit verandert de volgorde van de labels. Het is ook mogelijk om geneste labels te gebruiken. Om dit te doen, klikt u op een label, sleept u deze naar boven en een beetje naar rechts van een ander label. U ziet een voorbeeld van de plaatsing van de labels wanneer u labels verplaatst.

Pas op

Houd er rekening mee dat het wijzigen van de volgorde van labels wanneer u al documenten heeft gelabeld in uw case, problemen zal geven met de reeds gelabelde documenten.

Labels verwijderen 

Om een label te verwijderen, klikt u op het rode prullenbakpictogram rechts van het label. Er wordt om een bevestiging gevraagd. Er wordt gevraagd of u zeker weet dat u het desbetreffende label wilt verwijderen. Het geeft de volgende opties:

Annuleren (Cancel)

Sluit de bevestiging en verwijdert het label niet.
Label verwijderen (Untag and delete)

Stuurt een opdracht naar de index om dit label van alle documenten te verwijderen en verwijdert vervolgens het label.
Verwijderen (Delete)

Het label wordt alleen uit het overzicht verwijdert. Het label toegewezen aan documenten blijft staan.

Label vergrendelen 

Er is ook een mogelijkheid om labels te vergrendelen. Wanneer u klaar bent met het maken en verplaatsen van labels is het raadzaam om de labels te vergrendelen. Zo kunnen labels niet per ongeluk worden versleept.

Belangrijk

Als Privacy in uw case is ingeschakeld, verschijnen er enkele standaard labels die u kunt gebruiken. Deze kunt u desgewenst verwijderen. Wanneer de indexer echter een document aantreft met privacygevoelige gegevens, zal hij nog steeds de bijbehorende labels toewijzen. Houd er rekening mee dat verwijderde labels niet opnieuw kunnen worden toegevoegd omdat hun interne ID anders zal zijn.

Verwijder label van documenten 

In sommige situaties kan het nodig zijn om een label van alle documenten te verwijderen. Het is mogelijk om dit handmatig te doen vanaf de zoekpagina, maar dat is onhandig. Elk label in het overzicht heeft een knop (een labelpictogram met rode ‘X’) om dat label uit alle documenten te verwijderen. Wanneer u erop klinkt wordt er een nieuw scherm geopend en om bevestiging gevraagd:

Wanneer u op ‘Untag’ klikt, wordt er een taak gestart om dit label uit alle documenten te verwijderen.

Bekijk audit log voor labels 

Het is ook mogelijk om de audit log voor labels te bekijken. Dit kan door op het kladblokpictogram in het overzicht te klikken.

Export 

Het is ook mogelijk om documenten met specifieke labels te exporteren. Klik op de labels die u wilt exporteren. Hierdoor worden de items in de lijst gemarkeerd. Nadat u uw items heeft geselecteerd, kunt u op de knop ‘Labels exporteren’ (Export tags) klikken om de export te starten.

Het exporteren kan even duren, vooral als er veel gelabelde documenten zijn. Nadat het exporteren is voltooid, kunt u op de downloadpictogrammen klikken om de bestanden te downloaden.

Labels zetten met CSV bestand 

Met INDICA is het ook mogelijk om documenten te labelen met behulp van een CSV-bestand. Het CSV-bestand moet een kolomkop en ten minste twee kolommen bevatten. Er wordt een voorbeeld in de tabel gegeven.

Volg de volgende stappen om deze functionaliteit te gebruiken:

Bereid een CSV-bestand voor dat overeenkomt met het gegeven voorbeeld.

Het moet tenminste een kolomkop en twee kolommen bevatten.

De eerste kolom is voor de query die zal worden gebruikt. De tweede kolom is voor het label dat zal worden toegewezen.

Zie het onderstaande voorbeeld voor de onbewerkte inhoud van het CSV-bestand.

CSV-bestand uploaden.

Na het uploaden verandert het overzicht en worden er enkele vragen gesteld over het geüploade bestand:
1. Labels opslaan in database Indien ingeschakeld, worden de labels ook in de database opgeslagen. Dit maakt ze beschikbaar op alle plekken waar met normale labels wordt gewerkt en maakt ze dus dynamisch en veranderlijk. U kunt er ook voor kiezen om deze schuifknop uitgeschakeld te laten om statische labels aan de index toe te voegen die niet kunnen worden gewijzigd.
2. Selecteer kolom voor query Selecteer hier de kolom die de query bevat. In het voorbeeld heet de kolom Query.
3. Of maak een geavanceerde query Deze optie geeft de mogelijkheid om meerdere kolommen te gebruiken als onderdeel van de query. De zoektermen die uit de CSV komen, kunnen worden aangeduid met de kolomnaam.
4. Selecteer kolom(men) voor labels Selecteer welke kolom(men) er voor de label(s) gebruikt zullen worden. Houd er rekening mee dat het selecteren van meerdere opties meerdere labels aan de documenten zal toewijzen.

Wanneer alle vereiste informatie is ingevuld, toont het overzicht de queries en labels die het zal toewijzen zodra de taken zijn uitgevoerd:

Kies een actie om uit te voeren.

Het onderste gedeelte bevat nu een voorbeeld van de taak die het zal uitvoeren en daarnaast een lijst met alle queries en labels die het zal uitvoeren.

Elke rij toont informatie en enkele acties die kunnen worden uitgevoerd. Van links naar rechts zijn dit:
- De query zoals gelezen uit het geüploade CSV-bestand;
- De label(s) zoals gelezen uit het geüploade CSV-bestand;
- Het aantal documenten dat door deze query wordt gevonden (Alleen zichtbaar na het ophalen van de statistieken);
- Het aantal documenten waaraan dit label al is toegewezen (alleen zichtbaar na het ophalen van de statistieken);
- En drie knoppen om de volgende acties uit te voeren:
  - Oogpictogram (blauwgroen): Bekijk de resultaten van deze query. Er wordt een nieuw tabblad geopend met de toegepaste query waarbij documenten worden getoond;
  - Genummerd lijstpictogram (blauw): verkrijg statistieken van deze rij;
  - Aangevinkt lijstpictogram (geel): wijs het label alleen voor deze rij aan de documenten toe.

Na het ophalen van de statistieken, bevat de rij meer informatie:

Voer acties uit in grote batches.

Onderaan de functionaliteit zijn twee extra knoppen te vinden:
- Alle statistieken ophalen: verkrijgt alle statistieken voor alle rijen.
- Taak uitvoeren: voert de queries uit en wijst de labels voor alle rijen toe. Er wordt een bevestiging weergegeven voordat de taken worden uitgevoerd:

Belangrijk

Het voorbeeld dat u te zien krijgt wanneer u een bestand uploadt en kolommen selecteert, toont slechts 5 kB van uw bestand. Houd er rekening mee dat als u besluit de label-taak uit te voeren voor een bestand dat groter is dan 5 kB, het hele bestand mogelijk niet in het voorbeeld staat, maar wel voor labeling wordt uitgevoerd. Als u een voorbeeld van alle resultaten wilt zien, is het raadzaam om het CSV-bestand op te splitsen in twee of meerdere batches.

Case Manager Workflow 

Workflow is te vinden onder het menu-item Proces in de Manage omgeving. Hier ziet u een overzicht van bestaande workflows en kunt u workflows aanmaken, bewerken of verwijderen.

Creëer workflow 

Om een workflow aan te maken, klikt u op de knop ‘Add State’. Dit brengt u naar een nieuwe pagina waar u de volgende acties kunt uitvoeren:

Naam workflow bewerken

Om de workflownaam te bewerken, klikt u op het penpictogram naast de workflownaam. Bewerk de naam en druk op enter om de wijzigingen te voltooien. Vergeet niet op de knop ‘Save Workflow’ te klikken om uw wijzigingen op te slaan.
Workflow inschakelen

Klik op de schuifknop naast de workflownaam om de workflow in te schakelen. Als dit niet is aangevinkt, is de workflow niet zichtbaar voor gebruikers. Vergeet niet op de knop ‘Save Workflow’ te klikken om uw wijzigingen op te slaan.
Workflow opslaan (save workflow)

Zorg ervoor dat u uw wijzigingen opslaat door op de knop ‘Save Workflow’ te klikken, anders worden uw wijzigingen niet opgeslagen.
Annuleren (cancel)

Met de knop ‘Cancel’ annuleert u alle wijzigingen die u heeft aangebracht.
Staat toevoegen (add state)

Om een workflowstaat toe te voegen, klikt u op de knop ‘Add State’ in de Workflow lijst. Vul een naam in voor de staat en eventueel een e-mailadres en klik op de knop ‘Opslaan’ naast de invoervelden. Hiermee wordt een nieuwe staat aan uw workflow toegevoegd. Bekijk alle opties in het hoofdstuk Staatopties hieronder.

De eerste staat in een workflow is altijd de staat waarin alle documenten zonder gedefinieerde staat worden opgenomen.

Staatopties 

Nadat een nieuwe staat is toegevoegd krijgt u een aantal opties.

Kleur toewijzen

Door kleuren aan uw staten toe te wijzen, wordt het overzicht beter leesbaar. Deze kleuren worden ook getoond in de iconen naast de staat.
Toegang (access)

Selecteer een groep die toegang heeft tot de staat. Zonder een geselecteerde groep is de staat niet toegankelijk voor gebruikers.
Bucket toevoegen (add buckets)

Voeg bucket(s) toe aan uw staat. Buckets kunnen worden toegewezen aan een specifieke gebruiker.
Forward toevoegen (add forward)

Voeg een forward toe van de ene staat naar de andere. Het is mogelijk om het toe te voegen aan de volgende workflow-staat in de ‘lijst’, of een forward toe te voegen aan een staat verderop.
Staat verplaatsen

Het is mogelijk om de staat te verplaatsen in de ‘lijst’ met staten. Klik op het pictogram met de pijlen die omhoog en omlaag wijzen om de staat boven of onder een andere staat te slepen.

Visuele representatie workflow 

Tijdens het toevoegen van staten en buckets, het toewijzen van kleuren en forwards verschijnt onderaan de pagina een overzicht. Dit is een visuele weergave van uw huidige workflow.

Ronde vorm

Een ronde vorm is een visuele weergave van een staat. Er kan vanaf een andere staat of bucket een pijl naar de desbetreffende staat wijzen. Beide hebben de tekst forward naast de lijn van de pijl. Als de staat een achtergrondkleur heeft, is aan die staat een kleur toegewezen.
Vierkant

Een vierkante vorm is een visuele weergave van een bucket. Er zal vanaf een staat een pijl naar een bucket wijzen met de tekst assign naast de lijn van de pijl. Een bucket kan ook een achtergrondkleur hebben, maar buckets erven de kleur van de staat waarin ze zijn geplaatst.

Rapportage

Met de rapportagetool kunt u op de hoogte blijven van uw datalandschap zonder de INDICA-applicatie te openen. U kunt geautomatiseerde e-mails instellen en ontvangen.

Notitie

Houd er rekening mee dat elke gebruiker rapporten ontvangt die worden gegenereerd op basis van zijn rechten.

Rapportageregels

Om een geautomatiseerd rapport te maken, moet u eerst de query regels instellen waaruit het rapport zal bestaan.

U hebt de mogelijkheid om regels te maken op basis van Business Rules en Custom Queries. U moet ook kiezen welke velden u in het rapport wilt opnemen.

Custom Queries volgen dezelfde regels als de primaire zoekmachine van INDICA. U kunt vinden wat er beschikbaar is onder Querying

Rapporten (Rapportgroepen)

Zodra u tevreden bent met de rapportregels die u hebt ingesteld, kunt u verschillende regels combineren om ze in de rapport-e-mail op te nemen.

Zodra u klikt op ‘Add report’ om een nieuw rapport toe te voegen, kunt u beslissen welke regels u in de e-mail wilt opnemen. U kunt meerdere regels selecteren door op de linker muisknop te klikken terwijl u CTRL indrukt.

Door de rapportagewizard te volgen, kunt u ook kiezen hoe u de e-mails plant.

Zodra alles is ingesteld, worden de rapporten automatisch verzonden. Het is ook mogelijk om het rapport onmiddellijk te bekijken door op het paarse klembordpictogram in de kolom ‘Actions’ van de tabel te klikken.

Notitie

Houd er rekening mee dat levertijden en vertragingen kunnen worden beïnvloed door uw mailserver en hardware.

Belangrijk

Het is ook belangrijk om te weten dat als het geen cloud instance van INDICA betreft, e-mails worden verzonden vanaf uw mailserver. Ga naar Networking of vraag uw beheerder om te zien hoe u uw mailserver configureert.

Case Settings 

General Settings 

The “General Settings” page allows you to tune some settings like hits per page, enable comments, datechanger, etc.

Use first folder as Facet or Custodian name?
This feature is especially useful for eDiscovery investigations. Enabling this option allows you to place data items that belong to a custodian in a separate folder. INDICA will recognise this folder as a custodian and adds filtering capabilities on custodian in the facet bar.
Enable OCR?
Toggling this setting will enable/disable the Optical Character Recognition processing. Disabling this setting will result in a higher indexing speed, but it will not fully index the content of scanned documents. The index will be incomplete as it will not contain the content of non-text based data items.

Tip

It is possible to process OCR data on a later moment.
Pre-create document views?
This option allows you to pre-create document views. This will result in nicer document previews and faster loading times.
Only index email meta data?
When this option is enabled, only the metadata of emails is processed. The email content will not be included in the index.
Use nice document viewer?
Enabling this option allows you to preview documents in a nicer document previewer.
Disable this option to remove ACL from shares
When this option is disabled, the Access Control Lists of shares will not be taken into account when indexing. This means that all INDICA users can see all indexed documents, regardless of Whether or not they can see the documents on the source.
Enable NLP library?
When this option is enabled, INDICA will use it’s NLP algorithm to extract NLP keywords from documents.
How many hits should be shown per page?
Number of hits per page. Can be changed to “Show None” to allow metadata investigations.
Enable Downloads?
Whether or not downloading of documents from the user interface is allowed.
Enable Comments?
Whether or not the “Comments” section in the previewer will be shown. This allows users to attach comments to documents.
Enable Stemming?
When Stemming is enabled, the indexer will trim down verbs to their stem for indexing.
Enable datechanger?
Datechanger enables the user to alter the date of a document. This is especially useful when a document is scanned in from paper. The file creation date will not necessarily reflect the original (paper) document date. The datechanger can change the document date in the index.

Display Settings 

Result list Settings 

The following option can be changed on this page:

Allow user to toggle between list and table style
When enabled, a button will appear on the search page that allows the user to switch between list-style results and table-style results. The table-style results can be used for a custom overview of query results, as the displayed information can be chosen by the user. This feature is very powerful, but less easy to use.

Example of list-style preview:

Example of table-style preview:

Detail View Settings 

This panel allows you to change the following options:

Show Tagging?
This option enables and disables the options to tag documents in the front-end. It is not possible to alter tags when this option is disabled.

List Style Settings 

These options allow for customizing the information in the list-style results.

The following options can be changed:

Show date?
Enable or disable the displaying of the date from result item.
Show file size?
Enable or disable the displaying of the file size from result item.
Show ID?
Enable or disable the displaying of the document ID from result item.
Show path?
Enable or disable the displaying of the file path from result item.
Show summary?
Enable or disable the displaying of the document summary from result item.
Show similar?
Enable or disable the displaying of the “Similar Documents” button from result item.
Show duplicates?
Enable or disable the displaying of the “Duplicates” button from result item.

Search Settings 

The search settings allow you to manipulate the search results. This can be done by defining synonyms, stopwords, and editing the boosting settings.

Stopword List 

During indexing, it is possible to exclude a list of stopwords from the index. Those words are generally words without informational value, like “a”, “and”, “this”, “the”, etc.

Words can be added by typing them in the text field and then pressing the “Add” button.

INDICA comes with a default lists of stopwords, which can be changed here as well.

Synonym List 

It is also possible to define synonyms. This allows you to automatically broaden search results that contain words. Synonyms can be added in the text field and then clicking the “Add” button.

Synonyms need to be added as a comma-separated list, for example: “hello,hi,hey”.

Boosting 

Boosting can be done by adding a boost query, or by adding a boost function.

Boost Query 

The Boost Query specifies an additional query clause that will be added to the user’s main query to influence the score.

INDICA provides the relevance level of matching documents based on the results found. To boost a query, use the caret, “^”, symbol with a boost factor (a number) at the end of the query you are searching. The higher the boost factor, the more relevant the query will be. Boosting allows you to control the relevance of a document by boosting its query. For example, if you are searching for

jakarta apache

And you want the term “jakarta” to be more relevant, boost it using the ^ symbol along with the boost factor next to the query. You would type:

jakarta^4 apache

This will make documents with the term jakarta appear more relevant. You can also boost Phrase Terms as in the example:

“jakarta apache”^4 “Indica search”

By default, the boost factor for each term or phrase is 1. Although the boost factor must be positive, it can be less than 1 (e.g. 0.2).

Boost Function 

A Boost Function can also be added here. This feature is for advanced users. Please refer to the official documentation for help.

API Settings 

INDICA supports two types of API’s. The polling API and the high level API.

Polling API 

The INDICA Polling API service for external systems is a secure API that enables external systems to query the INDICA index in a limited way. It is designed for asynchronous communication initiated by the INDICA appliance (polling for instructions). The API is only able to transfer meta information, no actual content of document object can ever be transmitted to the external system asking for information.

The external system creates a queue of queries according to its needs in its own external API end point (the command set) to be run against the INDICA index. The INDICA pull API then returns the results back to the external systems designated API endpoint. Query results can return metadata from the index with addition to Privacy issues and for authorized users links to preview in the INDICA system itself.

This API is designed for on-premise INDICA systems and Internet-facing applications.

Setting up your Application 

For the API to work, your application requires a very basic job system. A single Basic Auth or preferably OAuth protected endpoint(GET) that returns a query of commands/queries for INDICA to process. And a single protected endpoint(POST) which receives the results from INDICA.

Endpoint paths are configurable and you can create it according to your system limits/needs, but it should reside on two of the endpoints (not more) and explicitly POST endpoint has to match the specified pattern.

Required Endpoints
Type	Path	Ext. App. JSON structure	Description
GET	/api/indica/jobs	Job GET Endpoint JSON	Response body has to match one of the job type structures
POST	/api/indica/jobs/{job_id}	Job Result JSON	These will be result that you will receive from INDICA once specific job type is done.

INDICA also accepts more job types than the ones shown in the examples above. API endpoints stay the same on your system, but required request end response JSON structures change based on every type.

Job Types
Type	Job Queue JSON	Response JSON	Description
document_query	Document Query JSON	Document Query Response JSON	Document query returns hit counts and meta fields you requested
subject_details	Subject Details Request JSON	Document Query Response JSON	Returns the same values as Document Query. The only difference is that the query is generated by INDICA
document_export	Export Documents JSON	Document Export Response JSON	Tag export prepares a package on specified tags and uploads it to a specified vendor with specified security measures
privacy_query	Privacy Query JSON	Privacy Query Response JSON	Returns Privacy issues on all or specific assets.

Batched result responses 

All responses can be batched if the job request includes “batch” : 1 and batch_size fields in the JSON. batch_size has to be an integer of what is the maximum character count in the resulting JSON will be. Batched results have one extra JSON key (“batch_id”) and an extra status - “inprogress”. In which “batch_id” represents the order in a batch and status tells if the batch is still “inprogress” or is “processed”.

Batch Response JSON

Setting up a polling job on the INDICA appliance 

For job polling system to work correctly it is required to follow strict guidelines.

Settings configuration currently resides in Settings > API Settings inside the case management.

To create a new polling job, press the “Add new API polling job” button.

Polling jobs will run according to your settings:

Result data type
Can be changed based on what data you want to be returned to the external source. Currently, there is “Document query” - which returns document fields that you select further down in “Return fields”, and there is also a choice to return “Privacy issues”. Structure of returned data is described below;
Run query in user scope
Option specifies if the query should include only the data which adheres to a specific user’s rights (could be API user with your setup in your AD);
User
Setting of a user who’s scope will be used;
Time between polling
Is used to specify how often the system will check if there are new jobs in the GET endpoint, and run them. Running jobs too often might degrade the performance of your system;
Endpoint Authentication type
Specifies what type of authentication external endpoints use;
Job Queue GET endpoint
Specifies endpoint from which jobs list in a JSON format will be retrieved;
Result POST endpoint
Specifies endpoint to which the queried Document field(s) or Privacy issues will be sent;
Require acknowledge
Specifies if acknowledgment of received jobs should be given. It is strongly recommended to use acknowledgment since it negates duplicate jobs when polling time is shorter, or queries are more difficult. It guarantees that the same job doesn’t get picked up twice or more;
Job acknowledgment endpoint
Specifies an endpoint to which acknowledgment will be done.

High level API 

Polling API Examples 

Job GET Endpoint JSON 

[
    {
      "job_id": "47ec1fe7db822300e5c4e1bb4b961972",
      "job_type": "document_query",
      "q": "\"David Vikander \"~0",
      "fq": "",
      "return_fields": [
        "file_name",
        "mime_type",
        "size"
      ],
      "status": "processed"
    },
    {
      "job_id": "47ec1fe7db822300e5c4e1bb4b961972",
      "job_type": "document_query",
      "q": "\"Dead Kennedys\"~0 OR \"test\"~0",
      "fq": "",
      "return_fields": [
        "file_name",
        "mime_type"
      ],
      "status": "processed"
    }
]

Job Result JSON 

{
    "job_id": "47ec1fe7db822300e5c4e1bb4b961972",
    "job_type": "document_query",
    "result_url": "http://192.168.2.128/search?q=%22David%20Vikander%22~0&page=1&fq={%22privacy_Combined%22:[%22NAME%22]}&sort=score%20desc&mlt=0",
    "result_collection": {
      "count": 2,
      "entries": [
        {
          "file_name": "John_Doe.doc",
          "mime_type": "doc"
        },
        {
          "file_name": "John Doe.pst",
          "mime_type": "pst"
        }
      ]
    },
    "status": "processed",
    "error_message": "error"
}

Document Query JSON 

[
    {
      "job_id": "47ec1fe7db822300e5c4e1bb4b961972",
      "job_type": "document_query",
      "q": "\"David Vikander \"~0",
      "fq": [
        {
          "tags": [
            "2_todelete"
          ]
        }
      ],
      "return_fields": [
        "file_name",
        "mime_type",
        "size"
      ],
      "exporting": true,
      "status": "processed"
    },
    {
      "job_id": "47ec1fe7db822300e5c4e1bb4b961972",
      "job_type": "document_query",
      "q": "\"Dead Kennedys\"~0 OR \"test\"~0",
      "fq": "",
      "return_fields": [
        "file_name",
        "mime_type"
      ],
      "exporting": true,
      "status": "pending"
    }
]

Document Query Response JSON 

{
    "job_id": "47ec1fe7db822300e5c4e1bb4b961972",
    "job_type": "document_query",
    "result_url": "http://192.168.2.128/search/SCA0001052?q=a",
    "result_collection_urls": [
      {
        "name": "TestCollections",
        "url": "http://192.168.2.128/search/SCA0001052?module=TestCollections&q=a"
      },
      {
        "name": "Sites",
        "url": "http://192.168.2.128/search/SCA0001052?module=Sites&q=a"
      }
    ],
    "result_collection": {
      "count": 2,
      "entries": [
        {
          "file_name": "John_Doe.doc",
          "mime_type": "doc"
        },
        {
          "file_name": "John Doe.pst",
          "mime_type": "pst"
        }
      ]
    },
    "tags": [
      {
        "title": "To Delete",
        "value": "2_todelete"
      },
      {
        "title": "Unresolved",
        "value": "1_unresolved"
      }
    ],
    "status": "processed",
    "error_message": "error"
}

Subject Details Request JSON 

{
    "job_id": "SCA0001017",
    "job_type": "subject_details",
    "subject_details": {
      "name": "John Doe",
      "tel": "88123456789",
      "email": "jonh@example.com",
      "address": "Elm Street 13"
    },
    "status": "pending"
}

Export Documents JSON 

[
    {
      "job_id": "47ec1fe7db822300e5c4e1bb4b961972",
      "job_type": "document_export",
      "packaging": 1,
      "export_vendor": "box",
      "query_job_id": "56rsbs0e5css51972",
      "protection": "pass",
      "subject_email": "test@example.com",
      "status": "processed"
    },
    {
      "job_id": "8e6d5fe7db822300e5c4e1bb4b961947",
      "job_type": "document_export",
      "packaging": 1,
      "export_vendor": "box",
      "query_job_id": "56rsbs0e5css51972",
      "protection": "pass",
      "subject_email": "test@example.com",
      "status": "processed"
    }
]

Document Export Response JSON 

{
    "job_id": "47ec1fe7db822300e5c4e1bb4b961972",
    "job_type": "document_export",
    "package_url": "https://example.com",
    "status": "processed",
    "error_message": "error"
}

Privacy Query JSON 

[
    {
      "job_id": "e6e31e4ddb032300e5c4e1bb4b9619fa",
      "job_type": "privacy_query",
      "q": "",
      "fq": "",
      "status": "processed"
    }
]

Privacy Query Response JSON 

{
    "job_id": 64,
    "job_type": "privacy_query",
    "result_collection": {
      "count": 1,
      "entries": [
        {
          "asset": {
            "type": "collection",
            "identifiers": {
              "name": "Unstructured Data",
              "ip": "198.168.1.0",
              "path": "/dropbox/JohnDoe/things"
            }
          },
          "issues": [
            {
              "type": "NAME",
              "count": 227
            },
            {
              "type": "EMAIL",
              "count": 53
            },
            {
              "type": "TEL",
              "count": 11
            },
            {
              "type": "CC",
              "count": 4
            }
          ]
        }
      ]
    },
    "status": "processed",
    "error_message": "error"
}

Batch Response JSON 

Response 1

[
    {
      "job_id": "47ec1fe7db822300e5c4e1bb4b961972",
      "job_type": "document_query",
      "batch_id": 0,
      "result_url": "indica.lan/query=JonhDoe",
      "result_collection": {
        "count": 2,
        "entries": [
          {
            "file_name": "John_Doe.doc",
            "mime_type": "doc"
          },
          {
            "file_name": "John Doe.pst",
            "mime_type": "pst"
          }
        ]
      },
      "status": "inprogress"
    }
]

Response 2

[
    {
      "job_id": "47ec1fe7db822300e5c4e1bb4b961972",
      "job_type": "document_query",
      "batch_id": 1,
      "result_url": "indica.lan/query=JonhDoe",
      "result_collection": {
        "count": 2,
        "entries": [
          {
            "file_name": "test.pst",
            "mime_type": "email"
          },
          {
            "file_name": "test.txt",
            "mime_type": "text"
          }
        ]
      },
      "status": "processed"
    }
]

Redactie Instellingen

Met deze instellingen kunt u alles wat met redactie te maken heeft in de geavanceerde PDF-viewer aanpassen, evenals enkele redactie instellingen met betrekking tot automatiseringen in INDICA.

Notitie

De geavanceerde PDF-viewer is niet op alle INDICA-apparaten beschikbaar.

Auto-save

De eerste optie is het automatisch opslaan van redactieconcepten. Na het markeren moet het concept handmatig worden opgeslagen. Wanneer deze instelling is ingeschakeld, is dit niet meer nodig. De functie voor automatisch opslaan slaat alleen de concepten van de redactie op, het definitief maken van de markeringen naar lak moet nog steeds handmatig worden gedaan.

Redactie Inclusies

Deze instellingen hebben betrekking tot de geautomatiseerde redacties in INDICA. Hier kunt u een XLSX-bestand met woorden uploaden die u kunt gebruiken bij het uitvoeren van automatische redacties. In-line bewerken van de XLSX-bestanden is mogelijk. Dit maakt het mogelijk om woorden toe te voegen, wijzigen en verwijderen zonder dat u het XLSX-bestand hoeft te downloaden en uploaden wanneer wijzigingen gewenst zijn.

Redactie Exclusies

Deze instellingen hebben betrekking tot de geautomatiseerde redacties in INDICA. Hier kunt u een XLSX-bestand met woorden uploaden die u specifiek wilt uitsluiten van de lijst met reeds bestaande redactiepatronen. In-line bewerken is mogelijk. Meer informatie over het gebruik van de uitsluitingslijsten kunt u hier lezen: manager-automations

Redactie Stijlen

Standaard is de stijl van een redactie een zwarte box zonder overlay-tekst. Het kan voorkomen dat u bijvoorbeeld alle telefoonnummers in een document wilt redigeren met een rood vak met witte overlay-tekst met de tekst ‘TELEFOON’. Met deze instelling is dit mogelijk. Hier kunt u de naam van de stijl, de kleur van het vak en de overlaytekst instellen. Deze stijlen zijn dan beschikbaar in de optie Redactie in de documentacties van de previewer.

Redactie Patronen

Met deze instellingen worden de regex-patronen ingesteld waarop u kunt zoeken in de previewer. U kunt nieuwe patronen maken, bestaande patronen verwijderen en de patronen tijdelijk uitschakelen waardoor ze niet beschikbaar zijn om op te zoeken.

Privacy Data Inventaris 

De Privacy Data Inventaris is te vinden in de Manage omgeving onder het menu item Instellingen. Deze pagina wordt alleen weergegeven als de Privacy module voor uw case is ingeschakeld.

IT Assets 

Binnen dit paneel is het mogelijk om IT-middelen (“assets”) toe te voegen en te exporteren. Om een asset toe te voegen, klikt u op de knop ‘Toevoegen’. Er wordt een overlay geopend waarin u de volgende velden kunt invullen:

Asset

Naam van uw asset. Dit veld is verplicht.
Type

Het type van uw nieuwe asset. Dit veld is verplicht.
Eigenaar (owner)

Wie de eigenaar(s) zijn van dit asset. Dit veld is verplicht.
Land (country)

Welk land voor deze asset van toepassing is.
Leverancier (vendor)

Van welke leverancier het IT-asset is. Dit veld is verplicht.
Bron (source)

Op welke bron de asset van toepassing is. Dit veld is verplicht.
Map (folder)

In welke map de asset data te vinden zijn.

Data Inventaris 

Binnen dit paneel is het mogelijk om datainventaris items toe te voegen. U kunt ofwel een leeg sjabloon downloaden om in te vullen, of een bestand uploaden dat u al klaar heeft. Om uw datainventaris bestand te uploaden, klikt u op de knop ‘Kies een data inventory bestand’ (Choose data inventory to upload) en klikt u op uw bestand om toe te voegen. Klik vervolgens op de upload-knop en het bestand wordt geüpload. Daarna zou u uw datainventaris item(s) in de tabel moeten zien.

Bedrijfsprocessen (Business Rules)

Een bedrijfsproces of business rule kan op twee verschillende manieren worden toegevoegd. U kunt een bestand met business rules importeren als u die heeft, of voeg ze handmatig toe. Om ze handmatig toe te voegen, klikt u op de knop ‘Toevoegen’ (create new rule). Er wordt een overlay geopend met een formulier dat u kunt invullen. Vul de velden in en klik op de knop ‘Import’ om de business rule aan uw set toe te voegen.

Van de bestaande business rules worden velden getoond die u heeft ingevuld. Als u velden mist of indien u velden niet wilt tonen, kunt u op de knop naast de titel ‘Business Rules’ in de koptekst klikken. Hier kunt u selecteren welke kolommen u wilt tonen. Met het stippenpictogram kunt u al slepend de volgorde wijzigen.

Per business rule wordt getoond hoeveel records zich binnen die regel bevinden. U kunt de records bekijken door te klikken op het oog-icoon. Dit opent de zoekpagina in een nieuw tabblad in uw browser waarbij de juiste filters zijn geactiveerd.

Privacy instellingen Manage 

Privacy instellingen zijn te vinden in de Manage omgeving onder het menu item Instellingen. Dit menu item wordt alleen getoond als de Privacy module in uw case is ingeschakeld.

Notitie

Om de Privacy Module voor uw case te kunnen gebruiken, is het zeer belangrijk om eerst de Privacy Module op de Privacy instellingen pagina in te schakelen voordat er begonnen wordt met indexeren! De privacy Module kan ook achteraf worden ingeschakeld, maar dan moet uw case volledig geherindexeerd worden. Daarom is het beter om de module van tevoren in te schakelen.

Privacy Instellingen 

In dit paneel kunt u het volgende doen:

Privacy Module inschakelen

Het is noodzakelijk om de Privacy Module binnen uw case in te schakelen om de functionaliteiten van de module te kunnen benutten.
Nieuwe privacy datatab creëeren

Na inschakelen ontstaat een aparte datatab die als filter kan dienen.
Privacy Datatab Naam

De naam voor uw privacy datatab zodat deze gemakkelijk terug te vinden is in het menu.
Gebruik datatab als seed

Met deze optie kunt u de datatab als seed inschakelen.
Eigen emaildomeinen

Door uw eigen emaildomeinen toe te voegen, zorgt u ervoor dat ze niet als privacyrecord worden toegevoegd.
AD Groepen met een Hoog Risico (als AD is aangesloten)

Als u een AD heeft aangesloten, voegt u hier AD-groepen toe die mogelijk grote risico’s voor uw case met zich meebrengen.
Eigen bankrekeningen (IBAN’s)

Voeg eigen bankrekeningen (IBAN’s) toe zodat deze uit de gevoelige data worden gefilterd.

Privacy patronen 

In dit paneel is het mogelijk om privacy patronen toe te voegen. Deze ‘patronen’ zijn reguliere expressies waarmee naar specifieke waarden in uw data worden gezocht. INDICA wordt geleverd met een paar standaard privacy patronen, maar het is ook mogelijk om uw eigen patronen toe te voegen.

Om uw eigen privacy patroon toe te voegen, klikt u op de knop ‘Patroon toevoegen’ onderaan het paneel. Hiermee wordt een nieuwe, lege rij toegevoegd met de volgende velden om in te vullen:

Naam

De naam die u aan het patroon wilt geven. Indien er documenten bestaan waarin dit patroon voorkomt, dan verschijnt de naam van het patroon in de zijbalk onder de privacy filter.
Patroon

Het patroon dat u wilt toevoegen. Dit is een standaard reguliere expressie. De waarde die wordt vastgelegd, moet tussen haakjes worden geplaatst. bijv.: selector(theValueToCapture)
Vertrouwelijkheid

De vertrouwensscore die u aan het patroon wilt toevoegen. Dit is een score tussen 0 (laag) en 100 (hoog).
Acties

Klik op de switchknop om een patroon te (de)activeren. Daarnaast kunt u hier uw privacy patronen opslaan, herstellen en verwijderen. Vergeet niet om uw nieuwe patronen op te slaan.

Matrix voor Privacybedreigingen 

In dit paneel is het mogelijk om een een matrix voor privacybedreigingen toe te voegen.

Naam

Voeg een naam voor uw matrix toe.
Collectie

Selecteer op welke collectie u de matrix wilt toepassen of selecteer alle collecties.
Labels

Selecteer welke labels (privacy patronen) u aan deze matrix wilt toevoegen.
Risico

Selecteer welk risiconiveau van toepassing is op uw matrix: laag, gemiddeld of hoog.

Reguliere vs. Gevoelige Persoonlijke Informatie 

Hier kunt u selecteren welke persoonlijke informatie gevoelig is.

Bag of Words 

In dit paneel is het mogelijk om een “Bag of Words” toe te voegen.

Toevoegen

Voeg een naam toe om uw bag of words te identificeren. Elk woord in de bag of words moet tussen aanhalingstekens staan, bijvoorbeeld: “Woord1” “Woord2” “Woord3”.
Import Lijst

De naam van de bag of words en de bag of words zelf, moeten gescheiden worden met een komma. Bijvoorbeeld: Naam, “Woord1” “Woord2” “Woord3”.
Export Lijst

Het is ook mogelijk om uw bag of words te exporteren. Nadat u op ‘Exporteer lijst’ klinkt, wordt er een csv bestand gedownload.

Look & Feel 

Het is mogelijk om in INDICA de interface aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf. Ga in de Manage omgeving naar het menu item Instellingen en klik op Interface Instellingen. U komt op de volgende pagina terecht:

Logo 

Het is mogelijk om het standaard INDICA-logo te wijzigen in het logo van uw bedrijf. Hierdoor verandert het logo in het menu linksboven. Upload een afbeelding die voldoet aan de volgende vereisten:

Afbeelding moet een PNG zijn
Afmetingen van max. 250px x 50px
Maximaal 20kb

Fonts, Interface & Text colors 

In dit paneel is het mogelijk om verschillende kleuren en lettertypen binnen de interface te wijzigen. Plaats uw cursor op een van de kleuren om te zien welk deel van de interface zal veranderen. De rode kleur in de schermafbeelding geeft het onderdeel aan dat zal veranderen.

Zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld:

Privacy lettertypen en kleuren 

Als de Privacy Module in uw case is ingeschakeld, kunt u ook de look & feel van de Privacy-interface wijzigen. Net als bij het paneel ‘Fonts, Interface & Text colors’, kunt u met uw cursor over een van de kleuren bewegen om te zien welk deel van de interface zal het veranderen. De rode kleur in de schermafbeelding markeert het onderdeel dat zal veranderen.

Zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld:

Data Sources 

INDICA supports several data sources out of the box. These sources are:

Collections
Datatabs
E-mail
Fileshares
Local
Queries
S3 Buckets
SharePoint
Box

Connecting a source is easy; for some sources no additional rights are required. In some cases it is needed to assign additional rights to a special ‘System user’ that INDICA uses to read the data. Typically, the needed rights are limited to read-only rights. By design, INDICA does not alter, move, or delete the source data.

Collections 

A collection allows you to group multiple sources in one collection. This makes it possible to have a collection that contains multiple data sources belonging to a department or person, or a type of data source. It allows you to group the data sources in such a way that it benefits the end user.

There is no limit on the number of collections in a case.

Pas op

The name of the collection is stored in the index. Changing the name of a collection or deleting the collection may break your index. Please do not edit or delete collections after data has been indexed.

Adding a collection 

When adding a data source, INDICA will ask you to enter a collection name. An existing collection name can be entered to add the new source to the existing collection. If needed, a new collection name can also be picked. INDICA will then create a new collection and add the data source to it.

Editing a collection 

After creating a collection, it is possible to edit the collection as well. This can be done by clicking the paper icon (Edit) in the actions column. A new window will open:

On this page it’s possible to edit the name and description of the collection. Click “Save changes” when done.

Deleting a collection 

Deleting a collection can be done from the collections overview by clicking the red trash-bin icon (delete). Deleting a collection is irreversible, so use with caution.

Datatabs 

Datatabs are a really powerful tool in INDICA to give insight into the unstructured data. Datatabs make it possible to add a structured source to the index and combine the structured information to the unstructured data. This means that it is possible to load, for example, the database of customers into the index so links can be made from unstructured documents to the corresponding customers. INDICA will create the links between unstructured and structured datasources with the click of a button.

By default, it is possible to add the following sources:

CSV Files
Database Connection
Unit4 Financial Data Suite
Alure (Innolan)

DataTabs List 

The datatab list displays the existing datatabs, and allows for creating, updating and deleting datatabs.

CSV File 

To add a CSV file to the index, click the green “Add New” button in the data tabs list. A new window will open:

Simply enter a name for the datatab, and click the correct option for datatab type. By default, “Database Connection” is selected. Click “CSV File”, and then click “Next”.

The next step is for uploading a CSV file. Click the “Choose File” button and pick the file you want to upload. After that, click “Next”.

You will be presented with a number of options:

Select columns for list view
These columns will be presented in the previewer when a hit is found when clicking the “Analyze” button;
Select columns for detail view
These columns will be displayed in the search results list;
Select most distinguishing columns
Select the columns that are the most distinguishing;
Select facet columns
Select the column that will be used for creating a facet in the index.

Click “Next” when all settings have been filled in.

The last step provides you with the following options:

Select indexing recurrence
Choose how often this datatab will be indexed. It is possible to repeat the indexing step multiple times when needed. This allows to automatically update the index contents when the uploaded file is changed on disk.
Collection name
Choose an existing name to add this datasource to an existing collection. Choose a new name if a new collection should be created.

Click “Finish” when done. The CSV file will be added to the index if the spider is enabled.

Database Connection 

INDICA can connect directly with most common database types. This makes it possible to connect directly to a lot of services and appliances, as most appliances and applications rely on a database in the background.

To connect to a database, click the “Add New” button in the data tabs list.

A new window will open. Choose a name for the datatab, and select “Database Connection” in the list of options. When done, click “Next”.

A number of questions will be asked in step 2. These are:

Database Host
Typically the IP address of the database host;
DB Type
Choose between MySQL, Postgres, or MS SQL;
Database Port
The port on which the database is hosted. Default ports will be filled in when selecting database type, and can be changed;
Database Name
Name of the database;
Database User
User that can be used to authenticate;
Database Password
Password of the user in question.

To set up a connection, the user needs to be able to read the database and execute queries on the database.

When everything is filled in, click the “Test Connection” button. If everything is correctly set up and filled in, the test should be succesful.

Next, enter the query that will be executed on the database to get the necessary information. When filled in, click the “Save SQL” button. A message will be displayed at the top of the page containing the selected columns and the first row of values. If this is correct, go to the next step with the “Next” button.

You will be presented with a number of options:

Select columns for list view
These columns will be presented in the previewer when a hit is found when clicking the “Analyze” button;
Select columns for detail view
These columns will be displayed in the search results list;
Select most distinguishing columns
Select the columns that are the most distinguishing;
Select facet columns
Select the column that will be used for creating a facet in the index.

Click “Next” when all settings have been filled in.

The last step provides you with the following options:

Select indexing recurrence
Choose how often this datatab will be indexed. It is possible to repeat the indexing step multiple times when needed. This allows to automatically update the index contents when the database is changed.
Collection name
Choose an existing name to add this datasource to an existing collection. Choose a new name if a new collection should be created.

Click “Finish” when done. The retrieved information will be added to the index if the spider is enabled.

Unit4 Financial Data Suite 

It is also possible to connect INDICA directly to Unt4 Financial Data Suite.

To connect to Unit4 FDS, click the “Add New” button in the data tabs list.

A new window will open.

Choose a name for the datatab, and select “Unit4 FDS (Financial Data Suite)” in the list of options. When done, click “Next”.

A number of questions will be asked in step 2. These are:

Database Host
Typically the IP address of the database host;
Database Port
The port on which the database is hosted. Default port will be filled in, and can be changed;
Database Name
Name of the database;
Database User
User that can be used to authenticate;
Database Password
Password of the user in question.

When everything is filled in, click the “Test Connection” button. If everything is correctly set up and filled in, the test should be succesful.

Click “Next” when all settings have been filled in.

The last step provides you with the following options:

Select indexing recurrence
Choose how often this datatab will be indexed. It is possible to repeat the indexing step multiple times when needed. This allows to automatically update the index contents when the database is changed.
Collection name
Choose an existing name to add this datasource to an existing collection. Choose a new name if a new collection should be created.

Click “Finish” when done. The retrieved information will be added to the index if the spider is enabled.

Alure (Innolan)

INDICA can connect with Alure instances as well.

To connect to Alure, click the “Add New” button in the data tabs list.

A new window will open.

Choose a name for the datatab, and select “Alure (Innolan)” in the list of options. When done, click “Next”.

A number of questions will be asked in step 2. These are:

DataTab Name Alure Docs
Database Host
Database Port
Database Name Alure
Database Name Alure Docs
Database User
Database Password

When everything is filled in, click the “Test Connection” button. If everything is correctly set up and filled in, the test should be succesful.

Click “Next” when all settings have been filled in.

The last step provides you with the following options:

Select indexing recurrence
Choose how often this datatab will be indexed. It is possible to repeat the indexing step multiple times when needed. This allows to automatically update the index contents when the database is changed.
Collection name
Choose an existing name to add this datasource to an existing collection. Choose a new name if a new collection should be created.

Click “Finish” when done. The retrieved information will be added to the index if the spider is enabled.

DataTabs Order & Security 

Case managers can change the order and access rights of the datatabs.

Changing the order of datatabs in the navigation bar is as easy as clicking and dragging a datatab.

To set a security filter on a datatab, open the dropdown menu and select the AD group that should have access to the datatab.

E-mail 

Email can be connected in different ways, of which the most common way is a direct connection to the Webserver through the Exchange Web Services API. Other possibilities are direct reading of PST or OST files, or a connection with POP3 or IMAP boxes. To connect email sources, within the manage interface click on Sources and navigate to E-mail. Within this overview you’ll find a few different panels.

E-mail integration 

After enabling the e-mail functionality, the e-mail connectivity can be chosen, either a POP archiving/catch all mailbox or EWS connections (see corresponding chapters). In order to store the email archive on an external share, please set the share information in the Archiving section. Within this panel you have a few options:

Enable mail?
Whether you want to enable mail or not
Show mail datatab?
Whether you want the mail to show up in a datatab
Email tab name
The name for your datatab, if you’ve enabled the datatab option
Mail domain name
If mail is enabled and there is no (Active) Directory integration enabled, a custom email domain can be set here too. Default it’s set to indica.lan.
Show info
Gives a report overview. This only works when mail is enabled and everything is indexed.

Map email to user 

This panel gets the users from the connected AD. If you do not have an AD connected, this will not show any users. Select the user which you wish to add email aliases to.

EWS Accounts 

Most modern mailservers have EWS API connectivity. Choose expand if you want all shared mailboxes too. A special user can be created to spider all the emails.

Notitie

Keep in mind that INDICA needs to create an Email archive, so enough storage should be added to the system. To add a new EWS account click on the green Add new button within the EWS Accounts panel. A new row within the table will appear, which needs to be filled in:

Source
The location of the EWS source
User
The user that’s able to connect to the EWS source
Password
The password corresponding with the user
Folders
Which folders you wish to index (if unspecified, it will index all folders)
Expand
Whether you wish to expand (or not) upon the mail boxes being read (behind the @) than the one that has been read.
Archive
Whether you wish to enable or disable archiving. Archive is an option for mail servers that work according to the exchange guidelines to read mail on a separate archive server.

POP3 Settings 

The system will connect using the Post Office Protocol 3 (POP3), and store the email on the default archive location. You can choose to access it through a separate tab. All emails from the archive POP mailbox will be downloaded and removed from the mailbox (if chosen). If needed, enter extra email aliases to the user in the list. There are a few options you’ll have to fill in before you can connect using the POP protocol:

Enable POP3?
Whether to enable or disable the POP3 settings
Enable TLS/SSL?
Whether to enable or disable TLS/SSL.
POP3 Server
The server name of the POP3.
POP3 Port
The port of the POP3.
POP3 User
The POP3 username.
POP3 Password
The POP3 password corresponding with the user in the previous option.
Delete mails?
Whether you wish to delete the emails or not.

Fileshares 

INDICA can connect to several types of fileshares. It can connect to any fileshare that can be mounted using CIFS. INDICA also supports mounting DFS setups, however, in most cases a direct share/server path is required to properly read Access Control Lists.

Adding a fileshare 

To add a fileshare to INDICA, click the green “Add New” button in the fileshares list. A new window will open:

This window asks for the following information:

Name
Name of the fileshare;
Collection
Name of the collection to add the fileshare to. Pick an existing collection to add this share to it, or enter a new collection to create a new one;
Source
Full path to the share;
Username
Username of a user that INDICA can use to connect to the share. This is usually a special service account;
Password
Password of the user;
Show as datatab?
Whether this share will be displayed as a datatab in the navigation bar.

When all information is filled out, click the “Check” button to test if INDICA can find the fileshare and is able to authenticate. If everyhting is working, it returns “Succes”. Then click the “Submit” button to add the fileshare and begin the indexing process.

Notitie

INDICA will, by design, mount the added share read-only. This means that INDICA will not be able to modify the source data in any way.

Editing a fileshare 

To edit a fileshare, click the paper icon (Edit) in the actions column. A window will open:

This window is identical to the “Add fileshare” window, with the exception that all information is already filled in. Here you can edit the information needed, fill in the password of the user again, and save the changes by clicking “Submit”.

Deleting a fileshare 

Removing a fileshare can be done by clicking the red trash-bin icon (delete) in the “Actions” column of the table.

Waarschuwing

Removing a fileshare will remove all corresponding documents from the index. This is irreversible, and can only be undone by re-indexing the fileshare.

Local 

It is also possible to index a local source. This means that documents stored on the server can be added to the index as well. This allows for upload of documents to the server, and indexing the folder where they are stored.

Adding a local source 

Adding a local source to INDICA is easy. The only piece of information to be known is the full path of the folder on the appliance.

To add a local source, click the green “Add New” button. A window will open:

Fill in the following information:

Name
Pick a name for the local source;
Collection
Name of the collection to add the local source to. Pick an existing collection to add this source to it, or enter a new collection to create a new one;
Local Source
Full path of the folder on disk;
Show as datatab?
Whether this share will be displayed as a datatab in the navigation bar.

When all information is filled in, click the “Check” button. INDICA will check if the directory exists and if the proper permissions are in place. It should return “Success” if everyting is working. Click the “Submit” button to add the local source to the appliance. The indexing of the source will begin shortly.

Editing a local source 

To edit a local source, click the blue paper icon (Edit) in the actions column. A window will open:

This window is identical to the “Add Local Source” window, with the exception that all information is already filled in. Here you can edit the information needed, and save the changes by clicking “Submit”.

Deleting a local source 

Removing a local source can be done by clicking the red trash-bin icon (delete) in the “Actions” column of the table.

Waarschuwing

Removing a local source will remove all corresponding documents from the index. This is irreversible, and can only be undone by re-indexing the local source.

Queries 

Within INDICA it’s possible to add queries to your existing collections. This makes it easier to immediately filter on specific data within that collection. To add a query to a collection, within the manage interface, click on Sources in the menu and select Queries. This brings you to the following page:

Adding Queries 

To add a new query, click on the Add new button. This will open a window:

Here you can fill in the following information:

Name
Pick a name to identify your query with
Collection
Name of the collection to add the query to. Pick an existing collection to add this source to it, or enter a new collection to create a new one;
Query
Which query you wish to add
Show as datatab?
Whether this query will be displayed as a datatab in the navigation bar in the search interface.

Editing Queries 

To edit a query, click the blue pen with paper icon (Edit) in the actions column. This will open a window:

This window is identical to the “Add Queries” window, with the exception that all information is already filled in. Here you can edit the information needed, and save the changes by clicking “Submit”.

Deleting Queries 

Removing a query can be done by clicking the red trash-bin icon (delete) in the “Actions” column of the table.

S3 Buckets 

With INDICA it’s also possible to connect S3 Buckets as sources. To have users access data in the S3 Bucket, create an AD group with name S3_Bucket_[bucketname] and add the groups/users to it. You can add S3 buckets by going to the manage interface, clicking on Sources in the menu and navigating to S3 Buckets.

Adding S3 Buckets 

To add a new S3 bucket, click on the Add new button. This will open a window:

Here you can fill in the following information:

Name
Pick a name to identify your S3 Bucket with
Collection
Name of the collection to add the S3 Bucket to. Pick an existing collection to add this source to, or enter a new collection to create a new one.
Bucketname
Fill in the source path to your S3 bucket.
Username
Fill in the username for the S3 bucket.
Password
Fill in the password for the S3 bucket.
Show as datatab?
Whether this query will be displayed as a datatab in the navigation bar in the search interface.

Editing S3 Buckets 

To edit a S3 bucket, click the blue pen with paper icon (Edit) in the actions column. This will open a window:

This window is identical to the “Add Queries” window, with the exception that all information is already filled in (except the password field). Here you can edit the information needed, re-enter your password and save the changes by clicking “Submit”.

Deleting S3 Buckets 

Removing a S3 bucket can be done by clicking the red trash-bin icon (delete) in the “Actions” column of the table.

SharePoint 

INDICA can connect to SharePoint as well. It is possible to index online sites, on-premise sites, and online personal drives.

General Settings 

There are two ways to index files stored in sharepoint:

Sync Files
The INDICA appliance will periodically synchronise, download and index sharepoint files. A copy of the files will be kept on disk. Please be advised that sufficient disk space is needed for this option.
Do not store copies of files
Sharepoint files will be removed after indexing and are only accessible Online when indexing is done. Only indexed meta data will be kept. In some situations, previewing a document will fall back to plain text when a document is unavailable.

Pick one of the two options, and click te “Update” button for the changes to take effect.

Adding a sharepoint source 

Preparation 

When using Application permissions, some extra preparation needs to be done before adding the source. The steps needed to take can be found on the INDICA support knowledge-base .

Adding a source 

Adding a sharepoint source can be done by clicking the “Add New” button in the sharepoint sources list table. A new window will open:

The first step is picking what kind of sharepoint will be added as a data source. A choice can be made between:

Online sites;
On-premise sites;
Online personal drives.

Depending on the chosen option, the form will ask for specific information. The following paragraphs will describe the three options in more detail.

Online sites 

When “Online sites” has been chosen, the following information is needed:

Permission type

This can be Application, or user delegated.

When “Application” is chosen, INDICA will use pre-configured API permissions to connect to sharepoint as an application.

When “User delegated” is chosen, INDICA will inherit the current Microsoft session. This requires authenticating with the chosen user by Microsoft.
Name
Name of the sharepoint connection. This can be chosen freely.
Collection name
Name of the collection to add the local source to. Pick an existing collection to add this source to it, or enter a new collection to create a new one;
Tenant ID
Tenant ID is the ID used by Microsoft as a unique identifier of your organisation.
Client ID
Application ID of your registered application
Client Secret
Token that will be used to authenticate as an application by Microsoft.
Show as datatab?
Whether this source will be displayed as a datatab in the navigation bar.
Disabled
Allows you to enable or disable this source.

After filling out the required information, click the “Next” button. INDICA will now communicate with sharepoint and check if the settings are correct. If this is succesful, you will be presented with the following screen:

Here you have the possibility to select the sharepoint sites to index. It is also possible to select all sites with the “Select All” button. When the sites have been chosen, click “Finish” to add this source to INDICA. Downloading and indexation of the sites will begin shortly.

On-premise sites 

The needed information for on-premise sites is slightly different. If this option has been selected, the following information is needed:

Name
Name of the sharepoint connection. This can be chosen freely.
Collection name
Name of the collection to add the local source to. Pick an existing collection to add this source to it, or enter a new collection to create a new one;
Site URL
Full URL of the sharepoint instance;
Username
Username of the user that will be used for authenticating;
Password
Password of the corresponding user;
Show as datatab?
Whether this source will be displayed as a datatab in the navigation bar.
Disabled
Allows you to enable or disable this source.

After filling out the required information, click the “Next” button. INDICA will now communicate with sharepoint and check if the settings are correct. If this is succesful, you will be presented with the following screen:

Here you have the possibility to select the sharepoint sites to index. It is also possible to select all sites with the “Select All” button. When the sites have been chosen, click “Finish” to add this source to INDICA. Downloading and indexation of the sites will begin shortly.

Online personal drives 

The needed information for online personal drives is the same as for online sites. If this option has been selected, the following information is needed:

Permission type

This can be Application, or user delegated.

When “Application” is chosen, INDICA will use pre-configured API permissions to connect to sharepoint as an application.

When “User delegated” is chosen, INDICA will inherit the current Microsoft session. This requires authenticating with the chosen user by Microsoft.
Name
Name of the sharepoint connection. This can be chosen freely.
Collection name
Name of the collection to add the local source to. Pick an existing collection to add this source to it, or enter a new collection to create a new one;
Tenant ID
Tenant ID is the ID used by Microsoft as a unique identifier of your organisation.
Client ID
Application ID of your registered application
Client Secret
Token that will be used to authenticate as an application by Microsoft.
Show as datatab?
Whether this source will be displayed as a datatab in the navigation bar.
Disabled
Allows you to enable or disable this source.

After filling out the required information, click the “Next” button. INDICA will now communicate with sharepoint and check if the settings are correct. If this is succesful, you will be presented with the following screen:

Here you can pick the personal sites of the users from the dropdown list. It is also possible to paste a list (new-line separated) with the usernames of the personal sites that need to be indexed. Alternatively, you can click the “Select All” button to select all the users.

When done selecting users, click “Finish” to save the source to the appliance. The indexation of the personal sites will begin shortly.

Editing a sharepoint source 

Editing a sharepoint source can be done by clicking the blue “paper” icon (edit) in the “Actions” column of the table. A new window will open with all the information already filled in. If needed, the information can be changed and saved right away. If changes need to be made to the list of sites or users, it is possible to go to the next step and edit the list of users/sites. Click “Finish” to save the new settings.

Deleting a sharepoint source 

Deleting a SharePoint source can be done by clicking the red ‘trashbin’ icon in the “Actions” column of the table. It will ask for a confirmation before deleting the source.

Waarschuwing

Removing a SharePoint source will remove all corresponding documents from the index. This is irreversible, and can only be undone by re-indexing the SharePoint source.

Box 

INDICA can connect to Box.com sources as well. To set up your Box connector, head over to the manage interface, click on Sources and navigate to Box.

Adding a box source 

Box Preparation 

Before you can add a Box source to INDICA, you’ll need to prepare your Box app first. The steps needed to take can be found on the INDICA support knowledge-base under box connector .

Connecting Box to INDICA 

After walking through the steps in Box Preparation you can connect your Box to INDICA. Adding a box connector can be done by clicking on the Add Box Connector button. This will open a new window:

Here, you can fill in the following information:

Name
Name of the Box connection. This can be chosen freely.
Collection
Name of the collection to add the Box to. Pick an existing collection to add this source to it, or enter a new collection to create a new one.
Configuration Type
You can pick between two options here. This will change your form depending on which one you pick.
Upload config

Config File
Choose between your files or drop your config file here.

Manual

Client ID
Fill in your Box Client ID.

Client Secret
Fill in your Box Client Secret.

Enteprise ID
Fill in your Box Enteprise ID.

Public Key ID
Fill in your Box Public Key ID.

Private Key File
Choose the file from your computer where your private key file is located.

Private Key Passphrase
Fill in your private key passphrase.
API limit
Fill in the limit for the API here.
Datatab
Whether this source will be displayed as a datatab in the navigation bar.
Selected users
Select the users you wish to index the files from. The users can be fetched once the credentials are filled in correctly.

Editing a box source 

Editing a box source can be done by clicking the blue “paper” icon (edit) in the “Actions” column of the table.

Deleting a box source 

Deleting a box source can be done by clicking the red ‘trash bin’ icon in the “Actions” column of the table.

Manager Setup 

With INDICA it’s possible to export and import your case settings. This can be useful if you want to reuse some of the settings in any of your new cases for a quick setup. The following settings are available for exporting and importing:

Privacy Settings (if Privacy is enabled)
Privacy Bag of Words (if Privacy is enabled)
Saved Queries
Tags
Workflow

Export 

Within this panel it’s possible to export your settings. Choose a name for your file and select the settings you wish to export. For your Saved Queries, Tags and Workflows it’s also possible to select specific items from the list instead of export all of them. Select the settings you wish to export and click on the “Start Export” button. This will download a .json file with your settings.

Import 

To import settings in your new case, upload your exported settings .json file. The file will be processed and gives you the option to review the imported file. From here on you can choose to import all settings within the file, or only import a selected few. This makes it easier to reuse settings you need only for that case.

Pas op

An important thing to keep in mind, is that tags will be overwritten. This means that any tags existing in your case will be overwritten by the import file (if you choose to import the tags from the file, of course). All the other settings will be appended.

Inloggen en Inloggegevens

Bij het bezoeken van het INDICA platform, ziet u gelijk het inlogscherm. Hier kunt u inloggen met de gegevens die u van de systeembeheerder hebt ontvangen. Mocht u geen inloggegevens hebben ontvangen, neem dan contact op met de systeembeheerder.

We raden het gebruik van een van de volgende browsers aan:

Chrome
Safari
Mozilla Firefox

Pas op

We raden ten zeerste het gebruik van Internet Explorer af.

Zie de afbeelding hieronder voor een voorbeeld van de login pagina.

Mocht u niet kunnen inloggen, of wanneer de data op het scherm (sterk) verschilt met eerdere ervaringen, log dan uit en opnieuw in. U kunt INDICA ook in een Incognito scherm openen.

Veranderen van case

Switchen tussen verschillende cases is eenvoudig in INDICA. Klik gewoon op de gebruikersnaam@casename aan de rechterkant in het menu bovenaan om over te schakelen naar de case waaraan gewerkt moet worden. Zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld.

Notitie

Afhankelijk van de rechten van de gebruiker, ziet men mogelijk de menu-items “Admin” en “Manage” niet.

Filteren and Tijdspan 

Zijbalk 

Aan de linkerkant van de INDICA Search pagina staan de mogelijkheden om te filteren. Deze filters zijn opgedeeld in de volgende categorieën:

Type
Path
Tags
Filter
From
To
CC
BCC
Info
Collection
Access
Dupes

De getoonde categorieën kunnen verschillen aan de hand van de geïndexeerde dataset. Filters schalen mee met actieve filders. Zodra een filter is toegepast, zijn alleen de filters die nog van toepassing zijn zichtbaar.

De zijbalk in- en uitklappen 

In de zijbalk bevindt zich een knop om de zijbalk in te klappen. Zie de afbeelding hieronder.

Wanneer u op de knop klikt, klapt de zijbalk in. Hierdoor is er meer schermruimte mocht dit nodig zijn. Om de zijbalk weer uit te klappen, klikt u op het >> icoon in de zijbalk. Zie de afbeelding hieronder.

Tip

Sinds INDICA v12.0.0 is het ook mogelijk om de zijbalk te verkleinen. Net naast de zijbalk - in het midden van het scherm - zijn er twee streepjes te zien. Als u met uw cursor over de twee streepjes zweeft, dan klikt en sleept, wordt het formaat van de zijbalk naar uw voorkeur aangepast.

Meerdere filters in één categorie selecteren 

Het is binnen INDICA mogelijk om meerdere filters in één categorie te combineren. Bijvoorbeeld onder de categorie Type: ‘pdf’ en ‘document’. U kunt meerdere filters in één categorie selecteren door de schakelaar met de naam “Meerdere filters per categorie toestaan” bovenaan de zijbalk in te schakelen.

Voorbeeld: Stel dat u besluit om twee filters te selecteren in de categorie Type: ‘image’ en ‘pdf’.

Als de schakelaar is ingeschakeld Wanneer u de ‘image’- en ‘pdf’-filters selecteert met de schakelaar ingeschakeld, geeft de zoekopdracht resultaten voor zowel ‘image’-documenten OF ‘pdf’-documenten.
Als de schakelaar is uitgeschakeld Wanneer u beide typen probeert te selecteren met de schakelaar uitgeschakeld, zult u merken dat dit niet mogelijk is. Als dit is geselecteerd dan worden bestanden die zowel een afbeelding als een PDF zijn getoond. Dit is niet mogelijk, omdat een bestand maar in één bestandsformaat tegelijk kan vallen.

Tip

Of de schakelaar in- of uitgeschakeld is, wordt voor uw gebruiker opgeslagen. Dit betekent dat als u de schakelaar inschakelt, deze is ingeschakeld totdat u besluit deze weer uit te schakelen.

Tijdspan 

Als u in het verleden gebruik gemaakt heeft van INDICA, van valt het wellicht op dat de ‘Apply’ knop bij de tijdspan weg is. In nieuwere versies van INDICA wordt het filter gelijk toegepast bij het loslaten van de muisknop nadat er een selectie is gemaakt. Een selectie kan gemaakt worden door te klikken (vast houden) en te slepen over de tijdsbalk. Om de selectie weer te verwijderen, klikt u op de ‘Wissen’ knop naast de tijdbalk. Ook is het mogelijk om onder de zoekbalk het gele label met de ‘yyyymmdd’ tekst te verwijderen.

Privacy Dashboarding

Het INDICA Privacy dashboard is een krachtige tool om grip te krijgen op privacy-gevoelige documenten. Het helpt met het krijgen van een status, geeft een overzicht, helpt probleemdocumenten te selecteren, en stelt prioriteiten. Het dashboard bestaat uit de volgende pagina’s:

Overzicht
Geeft een generiek overzicht over de hoeveelheid privacy-gerelateerde documenten en tokens;
Landschap
Geeft inzicht in het aantal gebruikers wat toegang heeft tot verschillende bronnen en documenten;
Kwesties
Bevat een lijst van alle gevoelige documenten. Dit helpt met het structureren van het opschonen;
Data Inventory
Geeft inzicht in de gedefinieerde bedrijfsprocessen en de corresponderende data.

Elke pagina in het Privacy dashboard bevat een zijbalk aan de linkerkant waarin filters kunnen worden toegepast:

Tijdspan
Filter op een tijdspan;
Data type
Filter op één of meerdere data types;
IT Systemen
Filter op één of meerdere IT systemen;
Risico Niveau (alleen beschikbaar op de “Kwesties” pagina)
Filter op één of meerdere Risico Niveaus.

Overzicht Pagina

De overzichtspagina geeft een algemeen overzicht van het aantal gevonden privacy-gevoelige documenten, hoe ze worden gedistribueerd en uit welke databronnen ze komen.

Boven de grafieken worden vijf onderdelen weergegeven:

Totaal aantal problemen
Dit is het aantal documenten dat een of meer issues bevat / bevatte;
Problemen opgelost
Dit is het aantal documenten dat vroeger problemen gaf maar is opgelost;
Problemen niet opgelost
Dit is het aantal documenten dat momenteel een of meer problemen heeft;
Open share waarschuwingen
Dit is het aantal openstaande shares;
Uitgaande data waarschuwingen
Dit is het aantal keren dat data via e-mail zijn verzonden.

Grafiek Privacy Items

Deze grafiek toont de verdeling van alle gevonden privacy items per type. De kleuren geven aan wat voor soort privacytoken is gevonden en hoe vaak het is gevonden.

Deze grafiek is interactief, wat betekent dat het mogelijk is om op één van de categorieën te klikken en direct alle bijbehorende bestanden te zien.

Grafiek Privacy Bronnen

Deze grafiek toont de verdeling van gevonden privacy-items over de aangesloten databronnen. Dit maakt het mogelijk om snel een idee te krijgen waar de meeste items vandaan komen.

Deze grafiek is interactief, wat betekent dat het mogelijk is om op een van de categorieën te klikken en direct alle bijbehorende bestanden te zien.

Grafiek Opbouw Van Privacygegevens Door De Tijd Heen

De grafiek “Opbouw van privacygegevens door de tijd heen” laat zien hoeveel privacygevoelige documenten er in het verleden zijn aangemaakt. Deze grafiek kan worden omgeschakeld tussen ‘Jaren’ en ‘Maanden’ voor een meer gedetailleerde weergave. Het is ook mogelijk om deze grafiek ‘uit te klappen’ voor een groter beeld. Dit kan gedaan worden door op het pictogram in de rechterbovenhoek van de kaart te klikken.

Deze grafiek is interactief, wat betekent dat het mogelijk is om op een van de categorieën te klikken en direct alle bijbehorende bestanden te zien. Hierbij wordt ook rekening gehouden met het datumbereik.

Grafiek Privacy Voortgang

Deze grafiek toont u de voortgang die is geboekt met het opruimen van issues. Als er meer werk wordt gedaan, worden de rode balken kleiner en de groene balken groeien totdat alle issues zijn opgelost. Deze grafiek kan worden omgeschakeld tussen ‘Jaren’ en ‘Maanden’ voor een meer gedetailleerde weergave. Het is ook mogelijk om deze grafiek ‘uit te klappen’ voor een groter beeld. Dit kunt u doen door op het pictogram in de rechterbovenhoek van de kaart te klikken.

Deze grafiek is interactief, wat betekent dat het mogelijk is om op een van de balken te klikken en direct alle bijbehorende bestanden te zien. Hierbij wordt ook rekening gehouden met het datumbereik.

Landschap Pagina

De landschapspagina is een krachtig hulpmiddel om een idee te krijgen van waar alle privacygevoelige informatie zich bevindt en hoeveel mensen er toegang toe hebben. Het geeft de mogelijkheid om snel documenten te selecteren die binnenkort een actie nodig hebben, en helpt bij het prioriteit geven bij het opschonen van data.

Grafiek Privacy Risico Radar

De Risico Radar combineert twee van de krachtigste stukjes informatie over de geïndexeerde data; de gevonden tokens in de data en het aantal mensen dat toegang heeft tot de data. Deze informatie wordt weergegeven in deze grafiek. Op de Y-as staat het aantal mensen dat toegang heeft tot de data en op de X-as de Privacy-score. Hoe hoger de score en hoe meer mensen toegang hebben tot de gegevens, hoe groter het risico voor dergelijke documenten. Het document wordt dan weergegeven als een cirkel in de rechterbovenhoek. Hoe groter de cirkel, hoe meer documenten in die categorie vallen. Tijdens het opschonen is het de moeite waard om te focussen op de documenten in het ‘Hoge’ kwadrant van de grafiek.

Het is ook mogelijk om deze grafiek ‘uit te klappen’ voor een groter beeld. Dit kunt u doen door op het pictogram in de rechterbovenhoek van de kaart te klikken.

Deze grafiek is interactief, wat betekent dat het mogelijk is om op een van de cirkels te klikken en direct alle bijbehorende bestanden te zien.

Grafiek Privacy-Gebruikersgroep Toegang tot Gegevensbronnen

De grafiek “Toegang van gebruikersgroepen tot gegevensbronnen” geeft de gebruikers en groepen weer die toegang hebben tot de verbonden gegevensbronnen. De gebruikers en groepen worden bovenaan weergegeven en de gegevensbronnen worden onderaan weergegeven. De pijlen tussen de gebruikers en gegevensbronnen visualiseren de stroom (toegang) van de gegevens. Hoe groter de pijl, hoe meer documenten de gebruiker in die gegevensbron kan zien.

Het is ook mogelijk om deze grafiek ‘uit te klappen’ voor een groter beeld. Dit kunt u doen door op het pictogram in de rechterbovenhoek van de kaart te klikken.

Grafiek Privacy Items Per Gegevensbron

Deze grafiek toont het aantal privacy items per type gegevensbron. Er kan geklikt worden op een type gegevensbron om te zien hoeveel privacy items van dat documenttype aanwezig zijn:

Hoe groter het deel van de grafiek is voor dat type gegevensbron en privacy categorie, hoe meer privacy items er in die categorie zitten.

Het is ook mogelijk om deze grafiek ‘uit te klappen’ voor een groter beeld. Dit kunt u doen door op het pictogram in de rechterbovenhoek van de kaart te klikken.

Grafiek Privacy Gebruikersgroep Access tot Privacy Items

Deze grafiek helpt om een gevoel te krijgen voor wie (welke groep) toegang heeft tot welke tokens. Hoe groter de gebruiker / groep in de grafiek is, hoe meer items deze gebruiker / groep kan openen. Als u op een van de gebruikers / groepen klikt, wordt aangegeven hoeveel van welk type privacy item toegankelijk is:

Het is ook mogelijk om deze grafiek ‘uit te klappen’ voor een groter beeld. Dit kunt u doen door op het pictogram in de rechterbovenhoek van de kaart te klikken.

Issues Pagina

De pagina Issues geeft een overzicht van alle issues die in de geïndexeerde gegevens worden aangetroffen. Deze pagina rangschikt ze op ernst en helpt bij het stellen van prioriteiten bij het opruimen.

Lijst met privacy issues

De Issuelijst helpt problemen één voor één op te lossen. Het geeft verschillende soorten informatie:

Ernst
Overig, Laag, Gemiddeld, Hoog;
Document-ID
Intern document-ID; toegekend tijdens indexatie;
Datum
Datum waarop het document is aangemaakt;
Voorbeeld
Beweeg over deze link en er wordt een voorbeeld geopend met de privacy score, samenvatting, gebruikers met toegang en de gevonden tokens;
Bestandspad
Locatie van het bestand in de brongegevens;
Reden waarom het is gemarkeerd.

Als u op de pijl “>” klikt, wordt het document in de zoekinterface geopend, zodat er direct actie kan worden ondernomen.

Grafiek Totale Voortgang

Deze grafiek geeft inzicht in de totale voortgang die is geboekt bij het opschonen van gegevens. Hoe groter het groene gedeelte, hoe meer problemen er worden opgelost.

Als u over een van de delen van de grafiek beweegt, worden de tellingen weergegeven.

Grafiek Vooruitgang Door De Tijd Heen

Deze grafiek toont de voortgang die is geboekt met het opruimen van issues. Als er meer werk wordt gedaan, worden de rode balken kleiner en de groene balken groeien totdat alle issues zijn opgelost. Deze grafiek kan worden omgeschakeld tussen ‘Jaren’ en ‘Maanden’ voor een meer gedetailleerde weergave. Het is ook mogelijk om deze grafiek ‘uit te klappen’ voor een groter beeld. Dit kunt u doen door op het pictogram in de rechter bovenhoek van de kaart te klikken.

Deze grafiek is interactief, wat betekent dat het mogelijk is om op een van de balken te klikken en direct alle bijbehorende bestanden te zien. Hierbij wordt ook rekening gehouden met het datumbereik.

Data Inventaris Pagina

De data inventaris pagina toont u een overzicht van records die binnen een bedrijfsregel zijn gevonden. Deze bedrijfsregels worden door case managers toegevoegd in de privacy instellingen van de casus.

Laten we zeggen dat bijvoorbeeld de klantenservice van uw bedrijf de gevoelige informatie van hun klant niet mogen bewaren na een x aantal tijd. Dit kan een regel zijn die is toegevoegd door uw case manager. Het aantal records (data) dat binnen die categorie valt, wordt hier weergegeven. Als u op het oog icoontje klikt, komt u op de INDICA-zoekpagina met deze records als zoekresultaten.

Previewer

Het doel van de previewer is het bekijken van documenten en indien nodig acties ondernemen op documenten. Hier kunt u veel van de functionaliteiten die INDICA biedt vinden.

Bestandspad

Het bestandspad toont de locatie van het document op de bron. Het is mogelijk om een van de onderdelen van het pad aan te klikken en naar de aangeklikte folder te springen.

Previewer Tabs

Afhankelijk van het documenttype en uw instellingen heeft de previewer meerdere manieren om verschillende inhoud weer te geven. Om tussen deze weergaven te schakelen, moet u op een van de knoppen (tabbladen) in de previewer-zijbalk klikken.

“Redacted and Concept”: Deze tabbladen zijn alleen beschikbaar als de redactie-instellingen zijn ingeschakeld.
“Origineel”: Voorbeeld van het originele document.
“Metadata”: Voorbeeld van de metadata van document.
“Opmerkingen”: Op dit tabblad kunnen gebruikers opmerkingen lezen en beheren.
“Historie”: Op dit tabblad wordt de documenthistorie weergegeven.

Opmerkingen (Tabblad)

Gebruikers kunnen opmerkingen behorende bij documenten lezen, toevoegen, bewerken en/of verwijderen, afhankelijk van hun machtigingen. Om een opmerking toe te voegen: open een document, klik op het tabblad Opmerkingen en voeg de opmerking toe. Gebruikers kunnen filteren op opmerkingen. U vindt een filter “Opmerkingen door gebruiker” in de zijbalk op de zoekpagina.

PDF Weergave

Zodra er een PDF document wordt geopend, worden er een aantal extra elementen getoond waarmee de weergave van de PDF kan worden aangepast.

Toon/verberg de miniatuur weergaven aan de linkerkant;
Roteer de actieve pagina van het document links- en/of rechtsom;
In- en uitzoomen;
Reset het zoomniveau op de originele waarde.

Notitie

Indien mogelijk worden Word-documenten omgezet naar een PDF alvorens deze wordt getoond aan de gebruiker. Dit zorgt voor een nettere weergave.

Document Acties

Er kunnen verschillende acties worden genomen op een geopend document. Elke optie wordt hieronder in detail beschreven.

“Download origineel” - Download het originele bestand vanaf de bron;
“Download OCR” - Download het bestand met OCR tekstlaag (indien beschikbaar);
“Analyseer” - Een slimme functie die verbanden legt op basis van sleutelwoorden in het document;
Labelen - Geeft de mogelijkheid om labels toe te wijzen. Lees meer: Tagging individual items
Weglakken - Geeft de mogelijkheid om delen van een document onleesbaar te maken. Lees meer: Weglakken

Weglakken

Notitie

De geavanceerde PDF viewer is niet in alle INDICA applicaties beschikbaar. De geavanceerde PDF viewer bied meer mogelijkheden en functionaliteiten. De documentatie voor de normale PDF viewer is hier te vinden.

Weglakken: Geavanceerde PDF Viewer

Weglakken geeft de mogelijkheid om (delen van) een document onleesbaar te maken en het resultaat daarvan te downloaden. In de geavanceerde PDF viewer zijn er meer opties beschikbaar voor het weglakken dan met een normale PDF viewer. Deze opties zijn te vinden binnen de previewer, in de zijbalk aan de rechterkant van het scherm, onder het kopje “Redactie”. Zie de groene rand in de screenshot hieronder:

Er zijn twee mogelijkheden voor weglakken: handmatig of automatisch.

Handmatig weglakken

Voor handmatig weglakken wordt er gebruik gemaakt van de toolbar in de PDF viewer. Aan de rechterkant van deze toolbar zie je de volgende icoontjes:

Als er geklikt wordt op het “pen”-icoontje (in de afbeelding hierboven heeft deze een lichtere achtergrondkleur), opent er een andere toolbar.

Daarna kan er geklikt worden op het kleine pijltje naar beneden naast het “pen”-icoontje met de T erop. Er toont zich een dropdown met twee opties:

Text redaction - Hiermee kan tekst geselecteerd worden met de hand. Als deze optie is geselecteerd kan er geklikt en gesleept worden over tekst heen om deze weg te lakken.
Area redaction - Hiermee kan er met de vrije hand blokken gemarkeerd worden voor het weglakken. Dit is vooral handig voor het weglakken van afbeeldingen of voor documenten welke geen tekst-laag beschikbaar hebben.

Automatisch weglakken

Notitie

Houdt er rekening mee dat de functies voor automatisch weglakken alleen werken als de PDF ook een tekst-laag beschikbaar heeft. Mocht dit niet het geval zijn, gebruik dan de optie om handmatig weg te lakken.

Er zijn een aantal opties waar uit gekozen kan worden om automatisch door het document heen te zoeken:

Tekst - U kunt termen invoeren om naar te zoeken in het document. Als ze worden gevonden, worden ze gemarkeerd voor het weglakken.
Vooraf ingestelde patronen - U kunt vooraf ingestelde patronen selecteren en markeren om vervolgens weg te kunnen lakken in het document, bijvoorbeeld IBAN, telefoonnummers en BSN nummers.
Aangepaste regex - U kunt uw eigen regex patroon invoeren. Als er overeenkomsten worden gevonden, zullen deze gemarkeerd worden voor het weglakken.

Wanneer er geklikt wordt op “Markeren voor redactie” knop, worden de woorden voor het weglakken gemarkeerd en krijgen deze een rode rand, zoals hieronder weergegeven.

Vanaf hier zijn er een aantal opties:

Als de “Voorbeeld redactie” uit staat en de rode rand zich bevindt om de gemarkeerde woorden heen, heeft u de optie om het bestand als concept op te slaan. Dit betekend dat het bestand de rode markeringen behoudt en u hier later verder mee door kan gaan.
Als de “Voorbeeld redactie” aan staat en de rode randen veranderen in zwarte vlakken, heeft u de optie om redacties toe te passen. Hiermee maakt u het weglakken definitief. U krijgt hiervoor een melding of u zeker weet dat u dit wilt toepassen. Na het toepassen van redacties wordt de pagina automatisch ververst. De wijzigingen worden opgeslagen op het oorspronkelijke tabblad en er wordt een concepttabblad aan de previewer toegevoegd. Op dit nieuwe tabblad kunt u redacties toevoegen of wijzigen.

Een weggelakt document kan er zo uit komen te zien:

Notitie

INDICA past nooit brondata aan. Er wordt een kopie gemaakt van het document en op deze kopie wordt de tekst weggelakt.

Verwijderen van weggelakte document

U kunt het weggelakte document ook verwijderen (mits u deze rechten heeft binnen het systeem). Dit zorgt ervoor dat het weggelakte document definitief verwijderd wordt en niet meer terug te halen is. Het originele document wordt in de plaats daarvan teruggezet.

Automatisch opslaan concepten Casemanagers kunnen deze functie inschakelen. Wanneer automatisch opslaan is ingeschakeld, worden de wijzigingen in concepten automatisch opgeslagen. Er verschijnt een bevestigingsbericht onder ‘Automatisch opslaan ingeschakeld’. Als automatisch opslaan is uitgeschakeld, moet u handmatig opslaan. Na handmatig opslaan verschijnt bovenaan de pagina een bevestigingsbericht.

Notitie

De autosave-functie slaat alleen concepten op. Het permanent toepassen van redacties op het document moet nog steeds handmatig worden gedaan door op “Redacties toepassen” te klikken.

Weglakken: Normale PDF Viewer

Weglakken geeft de mogelijkheid om (delen van) een document onleesbaar te maken en het resultaat daarvan te downloaden.

Het proces van weglakken is simpel:

Begin bij het aanzetten van de optie met de schakelaar ‘Schakel weglakken in’;
Klik en sleep een rechthoek over het deel van het document wat onleesbaar moet worden;
Er verschijnt een zwart rechthoek over het geselecteerde deel. Dit rechthoek kan worden verwijderd indien nodig door op het prullenbak-icoontje te klikken;

Zodra het weglakken klaar is, kunt u een aantal acties ondernemen:

U kunt het document opslaan. De volgende keer dat iemand het document opent, zien ze de weggelakte versie.

Notitie

Het originele bestand zonder weglakken is nog steeds beschikbaar om te bekijken.

U kunt de weggelakte versie van het document verwijderen.
U kunt de weggelakte versie van het document downloaden.

Datum Veranderen

Deze optie stelt u in staat om de creatiedatum van een document handmatig te veranderen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer een document is gedigitaliseerd en de originele creatiedatum is verloren.

Zoeken in bestanden

Ook is het mogelijk om te zoeken in bestanden. Dit kan worden gedaan door een zoekterm in te vullen in het balkje boven het document. Eventuele resultaten worden met geel in het document gemarkeerd. Met de pijlen is het mogelijk om door de resultaten te bladeren. Het actieve resultaat wordt met oranje gemarkeerd.

Zie de afbeelding hieronder voor een voorbeeld:

Querying 

Met INDICA is het mogelijk om gemakkelijk krachtige queries te maken. Queries kunnen gemaakt worden op verschillende manieren:

Queries schrijven met de hand
Queries schrijven met behulp van de advanced query builder

Queries schrijven 

Door het schrijven van (geavanceerde) queries wordt het mogelijk gemaakt om een flexibele en geavanceerde manier te hebben om door grote hoeveelheden documenten te zoeken.

De zoekbalk biedt meerdere manieren om queries uit te voeren. Het is mogelijk om zoektermen in te typen en de manier waarop de query-interpreter omgaat met de query te manipuleren.

INDICA staat de volgende manipulaties van queries toe:

Termen en zinnen 

Een query is opgedeeld in termen en operatoren. Er zijn twee soorten termen: enkele termen en zinnen.

Een enkele term is een enkel woord, zoals test of hallo.

Een zin is een groep woorden tussen dubbele aanhalingstekens, zoals "hallo test".

Boolean Operatoren 

Met Boolean operatoren kunnen termen worden gecombineerd door middel van logische operatoren. INDICA ondersteunt de volgende operators:

AND

De operator AND komt overeen met documenten waarin beide termen ergens in de tekst van een enkel document voorkomen. Het symbool ‘&&’ kan worden gebruikt in plaats van het woord ‘AND’.

Om te zoeken naar documenten die “jakarta apache” en “Indica zoeken” bevatten, gebruikt u de zoekopdracht "jakarta apache" AND "INDICA zoeken"
“+”

De + operator vereist dat de term na het + symbool ergens in een veld van een enkel document voorkomt.

Om te zoeken naar documenten die “jakarta” moeten bevatten en die “INDICA” kunnen bevatten, gebruikt u de zoekopdracht + jakarta INDICA
OR

De operator OR is de standaardcombinatieoperator.

Dit betekent dat als er geen booleaanse operator tussen twee termen staat, de operator OR wordt gebruikt.

De operator ‘OR’ koppelt twee termen aan elkaar en zoekt een overeenkomend document als een van de termen in een document voorkomt.

Het symbool || kan worden gebruikt in plaats van het woord OR.

Om documenten te zoeken die “jakarta apache” of gewoon “jakarta” bevatten, gebruikt u de zoekterm "jakarta apache" jakarta of "jakarta apache" OR jakarta.
NOT

De operator NOT sluit documenten uit die de term na NOT bevatten.

Het symbool ! kan worden gebruikt in plaats van het woord NOT.

Om te zoeken naar documenten die “jakarta apache” maar niet “INDICA zoeken” bevatten, gebruikt u de zoekopdracht "jakarta apache" NOT "INDICA zoeken"

Notitie

De NOT-operator kan niet met slechts één term worden gebruikt. De volgende zoekopdracht levert bijvoorbeeld geen resultaten op: NOT "jakarta apache"
“-”

De operator - sluit documenten uit die de term na het - - symbool bevatten.

Om te zoeken naar documenten die “jakarta apache” maar niet “INDICA zoeken” bevatten, gebruikt u de zoekopdracht "jakarta apache" - "INDICA zoeken"

Belangrijk

Boolean operatoren moeten HOOFDLETTERS zijn.

Groeperen 

INDICA ondersteunt het gebruik van haakjes om clausules te groeperen om subqueries te vormen. Dit kan erg handig zijn als u boolean logica voor een query wilt beheren. Om naar “jakarta” of “apache” en “website” te zoeken, gebruikt u bijvoorbeeld de query (jakarta OR apache) AND website. Dit elimineert elke verwarring en zorgt ervoor dat u zeker weet dat “website” moet bestaan en dat de term “jakarta” of “apache” mag bestaan.

Queries met bereik 

Queries met een bereik maken het mogelijk om documenten te zoeken waarmee een veld binnen een bepaald bereik valt. Het bereik van een query kan inclusief of exclusief zijn. In spreektaal heeft men het dan over ‘tot’ en ‘tot en met’. Het sorteren van resultaten wordt lexicografisch gedaan.

Bijvoorbeeld: date:[2002-01-01 TO 2003-01-01]

Deze query vraagt om documenten waarvan de datum tussen 2002-01-01 en 2003-01-01 ligt, inclusief de datums in de query.

Om een query met bereik op te stellen waarbij de ingevulde waarden worden uitgesloten uit de resultaatset, gebruikt u { en } in plaats van [ en ]. De speciale karakters voor het aangeven van een inclusief of exclusief bereik kunnen ook worden gemixt:

Bijvoorbeeld: date:{2002-01-01 TO 2003-01-01]

Wildcards 

Een ‘wildcard’ geeft de mogelijkheid om één of meer posities in een query te vullen met een willekeurig karakter.

INDICA ondersteunt twee verschillende ‘wildcard’ karakters:

“?”

Een vraagtegen staat toe dat deze positie wordt gevuld door een enkel willekeurig karakter.

Bijvoorbeeld: ?est

INDICA zal resultaten geven voor woorden zoals “rest”, “test”, “nest”
“*”

Een asterisk achter (een deel van) een woord, vereist dat deel van het woord in de resultaatset. Na dat deel van het woord, wordt het woord ‘uitgebreid’.

Bijvoorbeeld: test*

INDICA zal resultaten geven voor woorden zoals “testing”, “testresult”, “testcase”

Fuzzy Queries 

Een ‘tilde’ (~) met een waarde achter een zoekterm geeft aan dat een zoekterm wellicht op een andere manier gespeld kan zijn. Dit zorgt ervoor dat woorden die lijken op het ingetikte zoekwoord ook worden gevonden.

De waarde achter de tilde is een waarde tussen 0 en 1. De waarde ‘0.5’ kan niet worden gebruikt. Een waarde dichter bij ‘1’ zal woorden vinden die zeer sterk lijken op het ingevulde zoekwoord.

Queries met woordafstand 

Queries met een woordafstand gebruiken ook een ‘tilde’ ~. Het kan worden gebruikt in dit format:

"testing Europe"~10

Dit zoekt naar de woorden “testing” en “Europe” met maximaal 10 woorden tussen deze twee termen. Dit resulteert in resultaten zoals:

Testing some pieces advanced software is done routinely in Europe

en

The developer is doing some testing in Europe

Boosten van zoekwoorden 

INDICA biedt ondersteuning voor het aanpassen van de relevantie in een zoekopdracht, gebaseerd op de gevonden termen. Om gevonden resultaten hoger in de lijst te krijgen, is het mogelijk om een dakje `^` met een ‘boost factor’ mee te geven achter de zoekvraag. Hoe hoger het meegegeven getal, hoe hoger resultaten met deze term in de lijst komen.

Bijvoorbeeld: wanneer u zoekt naar jakarta apache en de term “jakarta” is relevanter, dan is het mogelijk om deze term te ‘boosten’ met een ^ symbool samen met de ‘boost factor’. Een mogelijke query zou dan zijn: jakarta^4 apache. Documenten waar de term jakarta in zitten, worden hoger op de lijst met resultaten gezet.

Het is ook mogelijk om zinnen te boosten in het format: "jakarta apache"^4 "Indica search". Standaard is de ‘boost factor’ 1. De ‘boost factor’ moet altijd een positief getal zijn, maar kan wel minder zijn dan 1, bijvoorbeeld ‘0.2’.

Geavanceerde query bouwer 

De Geavanceerde query bouwer is een visuele tool om makkelijk krachtige queries te kunnen maken. De tool kan worden gebruikt door op het knopje “Geavanceerde Query” te klikken naast het knopje “Query naar CSV”.

Een paneel klapt dan open:

In dit paneel kunnen een aantal opties worden ingevuld:

Match Type
De “Match Type” geeft aan dat “Alle” of “Willekeurige” conditie(s) van de query moet(en) worden voldaan.
Conditie toevoegen
Het is mogelijk om voor de volgende eigenschappen een conditie toe te voegen:
Type

Path

Tags

Info

Collection

Workflow

Privacy

Dupes

Size

Document ID

Content

File name

Date (yyyymmdd)
Selecteer een eigenschap in het linker veld. Klik daarna op ‘Conditie toevoegen’.

De regel wordt toegevoegd onder de laatst toegevoegde conditie. Hier kunt u ook per conditie aangeven of het een ‘AND’ of een ‘OR’ conditie is. Een conditie kan worden verwijderd door op de ‘X’ naast de conditie te klikken.
Groep toevoegen
De Groep toevoegen knop is beschikbaar bovenaan de Geavanceerde query bouwer, naast de Regel toevoegen knop. Dit voegt een nieuwe groep toe onder de al bestaande groepen. Groepen kunnen elk weer nieuwe condities bevatten.
Bouwen
De Bouwen knop verplaatst het voorbeeld van de query naar de daadwerkelijke zoekbalk. De query kan altijd worden bekeken naast de knoppen onderaan de Geavanceerde query bouwer. Om een query te kunnen opslaan, moet deze eerst worden gebouwd en toegepast als een zoekopdracht.
Zoeken
Pas de gebouwde query toe als een zoekopdracht op de dataset.

Notitie

De query moet worden gebouwd voordat deze kan worden toegepast en/of opgeslagen als een Opgeslagen Query.
Leegmaken
Maakt de Geavanceerde query bouwer leeg om weer vers te beginnen.

Mochten er meerdere opties mogelijk zijn voor een van de geselecteerde condities, dan wordt er een lijst getoond met mogelijkheden. Gebruik in dit geval CTRL+klik om meerdere opties in de lijst te selecteren. Ook hier kan de keuze worden gemaakt of alle geselecteerde opties moeten worden voldaan, of dat één van de geselecteerde optie moet worden voldaan.

Escapen van speciale karakers 

In sommige gevallen gebruikt een zoekterm één of meer van de gereserveerde speciale karakters. Als dat het geval is, dan moeten deze karakters worden ‘ge-escaped’. Dan worden ze door de zoekmachine gezien als normale karakters.

De volgende karakters zijn gereserveerde speciale karakters:

+ - && || ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \

Om deze karakters te ‘escapen’, moet er een backslash (”\”) voor het speciale karakter worden gezet.

Query naar CSV

INDICA heeft een zeer krachtige functie om zoekresultaten te exporteren naar CSV.

Dit kan op twee manieren worden gedaan:

Exporteren naar CSV vanaf de ‘Zoek’ pagina gebaseerd op de huidige query;
Exporteren naar CSV and XLS(X) in het Management portaal.

Exporteren naar CSV vanaf de ‘Zoek’ pagina

In de interface staat een knop met de naam “Query naar CSV”

Zodra deze wordt aangeklikt, opent het volgende paneel:

Hier kunt u selecteren welke velden u wenst te exporteren.

Selecteer hier de velden die u wenst te exporteren. Het is ook mogelijk om de eerste paar karakters van een veld in te tikken. Het drop-down menu filtert dan de velden die van toepassing zijn op de ingetikte karakters. Wanneer de gewenste velden zijn geselecteerd, kan met de “Download CSV” het proces worden gestart.

INDICA gaat nu aan de slag om alle velden van de gewenste documenten te verzamelen. Zodra dit klaar is, wordt de download automatisch gestart.

Pas op

Het maken van grote exports (>50.000 bestanden) kan (heel) lang duren en in sommige gevallen niet lukken.
Grotere exports kunnen worden gemaakt en gedownload vanaf het Management portaal.
Voor systeembeheerders is het ook mogelijk om exports te maken vanaf de opdrachtprompt.

Exporteren naar CSV en XLS(X)

Dit kan worden gedaan door Case Managers. Zie Manager Process Settings voor meer informatie.

Opgeslagen queries

Bewaar queries om de gegevens erin op een later tijdstip te bekijken, of om de gegevens opnieuw op dezelfde manier te filteren. Om een query op te slaan, kan er op de knop “Opgeslagen Queries” geklikt worden wanneer er een query actief is.

Nadat er op de knop voor opgeslagen queries is geklikt, wordt een modal geopend met twee menu-opties.

Bewaar huidige query Sla de huidige query op. Voeg een naam toe om de query later te identificeren. Er is ook een mogelijkheid om een beschrijving toe te voegen. Het toevoegen van een beschrijving is niet verplicht.
Open opgeslagen queries Hier kunnen de reeds opgeslagen queries geopend worden. Het geeft een overzicht van de naam en beschrijving van de query. Als de muisaanwijzer op de opgeslagen query plaatst, worden ook de termen en filters van de zoekopdracht weergegeven. Door op het item te klikken, komt u in het zoekoverzicht met de actieve zoekopdracht.

Selecteren en deselecteren 

Naast het handmatig selecteren van documenten door op het selectievakje naast een document te klikken, is het ook mogelijk om meerdere documenten tegelijk te selecteren en te deselecteren. Net boven de zoekresultaten is er een knop met de optie ‘Zet een selectie’.

Dit is vooral handig wanneer u de workflow gebruikt om meerdere documenten tegelijk te verplaatsen of om meerdere documenten tegelijk te labelen. Zodra u op ‘Zet een selectie’ klikt, zijn er drie opties:

Selecteer alle documenten op deze pagina
Selecteer alle query resultaten
Alles deselecteren

Selecteer alle documenten op deze pagina 

Deze optie selecteert alle documenten die op dat moment op de pagina worden getoond. De icoontjes van de geselecteerde documenten worden groen en de checkboxes worden aangevinkt. Zie onderstaand voorbeeld.

Notitie

Als u de documenten op een pagina selecteert, selecteert deze alleen op die specifieke pagina. Als u besluit naar de volgende pagina te gaan, wordt de selectie ongedaan gemaakt.

Om een snel overzicht te hebben van welke documenten zijn geselecteerd, is er ook een klein overzicht van de geselecteerde documenten. Zie onderstaande afbeelding.

Selecteer alle query resultaten 

Deze optie selecteert alle documenten die het resultaat zijn van de uitgevoerde query. De icoontjes van de geselecteerde documenten worden oranje en de checkboxes worden aangevinkt. Zie onderstaand voorbeeld.

Alles deselecteren 

De optie ‘Alles deselecteren’ zal alle eerder geselecteerde documenten deselecteren. De icoontjes keren terug naar hun normale kleur en de checkboxes worden uitgeschakeld.

Sorteren

Binnen het zoekoverzicht zijn er enkele makkelijke sorteer mogelijkheden.

Relevantie
Sorteer de documenten op relevantie. Relevantie wordt bepaald tijdens het indexatieproces. Dit filter staat standaard ingesteld op aflopend.
Datum
Sorteer de documenten op datum. Oplopend of aflopend.
Naam
Sorteer de documenten op naam. Oplopend of aflopend.
Grootte
Sorteer de documenten op grootte. Oplopend of aflopend.

Tabel- en lijstweergave 

Sinds versie 11.0.0 van INDICA is het mogelijk om de documentresultaten te wisselen tussen een lijstweergave (zoals je gewend bent) en een tafelaanzicht. Lijstweergave is de standaardweergave bij het openen van INDICA. Als u tussen de twee wilt wisselen, kunt u op de knop voor ‘tabel’ of ‘lijst’ net boven de zoekresultaten klikken.

Lijstweergave 

Als u INDICA eerder heeft gebruikt, is de lijstweergave wat u waarschijnlijk gewend bent. Hier ziet u de gegevens per item vermeld, de informatie die per item wordt verstrekt, wordt door casemanagers ingesteld.

Tabelweergave 

De tafelweergave is nieuw in ons platform. De eerste keer dat u op de tabelweergave klikt, het toont alleen de * grootte * en de * titel * van het document. U kunt echter alle gewenste informatie van het document bekijken. Klik gewoon op de selectiebalk en het opent een lijst met items die u vanuit documenten kunt bekijken. Als u op het oogpictogram klikt, wordt de previewer voor u geopend.

Tabelweergave (met omgedraaide tabel)

Als u veel items heeft geselecteerd in uw tabelweergave, kan het moeilijk zijn om een goed overzicht van het item te hebben. Er is ook een mogelijkheid om de tafel om te draaien indien nodig. Dit geeft een verticaal overzicht per item, in plaats van de normale horizontale weergave. Zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld.

Labelen

De label-functie is beschikbaar op zowel de zoekpagina als op elk afzonderlijk item dat de gebruiker preview. Er zijn meerdere manieren waarop de gebruiker kan labelen:

Items selecteren om te labelen

Label individuele items door op het selectievakje (1) te klikken.
Meerdere items massaal labelen door de dropbox “Zet een selectie” (2) te selecteren.

“Selecteer alle documenten op deze pagina” - selecteert alle documenten op de huidige pagina.
“Selecteer alle query resultaten” - selecteert alles dat werd gevonden op basis van de huidige zoekopdracht.
“Alles deselecteren” - deselecteert alles wat geselecteerd was.

Geselecteerde items labelen

Nadat de items zijn geselecteerd, kunnen er verdere acties ondernomen worden.

Eerst selecteert de gebruiker welke label hij/zij wilt toevoegen of verwijderen (1). Vervolgens stelt de gebruiker de labels in (2) of verwijdert de labels (3).

Notitie

Het hebben van veel geselecteerde items heeft meer tijd nodig om de zet- of verwijderingsacties te verwerken. Het label-proces wordt op de achtergrond uitgevoerd en de gebruiker ontvangt een melding zodra het voltooid is.

Individuele items labelen

Het kan voorkomen dat het nodig is om individuele items te labelen. Om individuele items te labelen kan er nog steeds gebruik gemaakt worden van de tools voor massa-labeling, maar het kan beter zijn om pas een beslissing te nemen nadat het document is geopend preview

Nadat de gebruiker preview heeft geopend, kunnen de labels (1) aan de rechterkant van het venster geselecteerd worden. Zodra de labels zijn geselecteerd, kan er gekozen worden voor “Document taggen” (2) en op hetzelfde document blijven, of “Tag en volgende” (3) om het document te taggen en naar het volgende document te gaan.

Visualisatie 

INDICA biedt een visuele representatie van data in een case. Om deze visualisatie te zien kan de gebruiker klikken op de “Visualisatie” knop.

In de geopende overlay zijn een aantal tabbladen waar de gebruiker op kan klikken. Deze onderdelen worden besproken in de volgende hoofdstukken.

De grafieken in de Locatie tab en Per land tab hebben beiden een tijdlijn aan de onderkant. De gebruiker kan op deze tijdlijn klikken en slepen om een extra filter te zetten op de grafiek. Hierdoor worden de resultaten in de grafiek bijgewerkt naar emails in dat specifieke tijdsbestek.

Tip! Om weer te kunnen uitzoomen kan de gebruiker dubbelklikken om de tijdlijn te resetten

Locatie 

Dit tabblad toont een visuele weergave van e-mail communicatie over de hele wereld. Als de gebruiker op een item in de grafiek klikt, worden de zoekresultaten gefilterd op e-mails die vanaf dat specifieke IP-adres zijn verzonden.

Per land 

Dit tabblad toont een visuele weergave van emaildistributie per land.

Per type 

Dit tabblad toont een visuele representatie van de beschikbare data types in de case data.

Email 

Dit tabblad toont een visuele weergave van e-mail communicatie tussen verschillende personen. Er is ook een mogelijkheid om deze te filteren tussen: ‘ALLE’, ‘NAAR’, ‘CC’ of ‘BCC’. ‘ALLE’ is het filter dat standaard gezet is. Als de gebruiker zijn muis op items plaatst, ziet hij/zij de emailadressen waarmee ze in contact zijn geweest.

Groene lijnen
Toont de ontvanger. Dus de e-mailaccount(s) die e-mail(s) naar dat specifieke e-mailadres hebben gestuurd.
Rode lijnen
Toont de verzender. Dus de e-mailaccount(s) waar dat specifieke e-mailadres e-mail(s) naartoe heeft verzonden.

NLP Grafiek 

Dit tabblad toont de NLP-grafiek. Het is mogelijk om een visualisatie te zien van documenten, hun Natural Language keywords en de verbanden daartussen. Hierdoor kunnen er snel verbanden tussen documenten ontdekt worden op basis van de inhoud van de documenten.

In de grafiek is het aantal documenten beperkt tot 20. De blauwe cirkels zijn documenten, de groene cirkels zijn de NLP-sleutelwoorden. De groene cirkels met een rode rand hebben geen verbinding of meer documenten - behalve de bovenliggende documenten.

De weergegeven documenten kunnen worden gemanipuleerd door een query op de data toe te passen en de grafiek opnieuw te openen.

Het NLP-plot kan worden gemanipuleerd door de cirkels te slepen en neer te zetten, of door de achtergrond te slepen. Met het muiswiel kan worden in- en uitgezoomd.

In de linkerbovenhoek zijn enkele bedieningselementen beschikbaar:

Versleepbare schuifbalk

Dit vergroot en verkleint de ‘zwaartekracht’ tussen nodes.
Filterpictogram

Hiermee worden alle nodes uitgefilterd die niet met meer dan één document zijn verbonden.
Wand-pictogram

Dit maakt automatisch zoomen mogelijk. Als nodes niet bewegen, zoomt het automatisch in en uit.
Vergrootglas

Als u op deze knop klikt, wordt in- of uitgezoomd, zodat alle nodes zichtbaar zijn.
Reset icoon

Nadat op een of meer nodes is geklikt, kan de selectie met deze knop worden gereset.

Dubbelklikken op een node zal de INDICA-interface openen met een query die wordt toegepast om naar dat knooppunt te zoeken. Dit kan een trefwoord zijn, of een document.

Filters worden momenteel niet toegepast op deze grafiek.

Workflow 

Als er een actieve workflow in de case aanwezig is, wordt er een extra item weergegeven boven uw zoekbalk. Door op dit item te klikken wordt de workflow uitgeklapt, waardoor er een volledig overzicht van de workflow weergegeven wordt.

Het overzicht van de workflow toont de verschillende statussen en toegewezen buckets aan gebruikers. Statussen zijn mogelijk toegankelijk voor meerdere gebruikers (afhankelijk van de workflow-instellingen), maar buckets zijn gebruikersspecifiek. Er zijn drie mogelijke redenen waarom een gebruiker de workflow niet in zijn/haar INDICA applicatie ziet:

De sectie is samengevouwen op uw scherm. Druk op de Workflow-knop.
Er is geen workflow ingesteld voor uw case.
De gebruiker heeft geen toegang tot de workflow.

Staten 

De gebruiker kan zien of een staat voor hen toegankelijk is door het pictogram die naast de staat-naam weergegeven wordt. Als het pictogram een stapel lagen is heeft de gebruiker toegang tot deze status. Als het pictogram een verbodsbord is heeft de gebruiker geen toegang tot die specifieke staat.

Welke staat de actieve staat is, is te herkennen aan de groene achtergrond van die staat. Als de gebruiker op een staat klikt, wordt de staat actief. Deze actieve staat toont alleen de data die beschikbaar is in die staat.

Buckets 

Een workflow kan een status hebben met (meerdere) bucket(s). In tegenstelling tot workflow statussen zijn buckets gebruikersspecifiek en alleen toegankelijk voor die specifieke gebruiker. Een case manager kan documenten in de bucket van de gebruiker plaatsen zodat de gebruiker deze kan beoordelen.

Documenten verplaatsen 

Het verplaatsen van documenten van de ene staat (of bucket) naar de andere is vrij eenvoudig in INDICA. De gebruiker selecteert de documenten die verplaatst moeten worden. De knop naast de verschillende statussen verandert dan van ‘Selecteer documenten eerst’ tot ‘Selecteer volgende staat’. Zodra de gebruiker een staat of bucket heeft geselecteerd, drukt de gebruiker op de blauwe knop ‘Zet x documenten op staatnaam’. Zodra op deze knop is geklikt, worden de documenten naar de door de gebruiker geselecteerde staat verplaatst. Zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld.

Als de gebruiker een staat heeft geselecteerd die ook buckets heeft, krijg de gebruiker een prompt waarin wordt gevraagd of de gebruiker wilt dat de documenten worden verplaatst naar een specifieke staat, of dat de documenten over de verschillende bucket(s) verdeeld moet worden.

INDICA Contacteren 

Mocht de gegeven documentatie geen antwoord geven op uw vraag, neem dan contact met ons op via een van deze kanalen:

INDICA Support

INDICA Knowledge Base

INDICA Website

Voor gebruikers van het INDICA Cloud platform is er een speciaal formulier beschikbaar om veranderingen aan het platform aan te vragen.

Klik hier voor het formulier.